Облачная версия Workflowsoft дает нашим клиентам отличную возможность организации удобной и беспроблемной совместной работы с данными, доступ к данным с любого устройства, имеющего выход в Интернет. Все процедуры по резервированию и сохранению данных производит провайдер «облачного» центра (компания Амазон), не вовлекая в этот процесс клиента. Кроме того, вам не придется приобретать и обслуживать собственные сервера и структуры по хранению данных.
Однако, в тех случаях, когда в силу разных причин вы не можете работать в облачной версии, мы предлагаем воспользоваться «серверной» версией.
Системные требования для установки Workflowsoft на ваш сервер
Программное обеспечение
Для активации Workflowsoft на вашем сервере должен быть настроен выход в интернет без прокси-соединения.
Вы можете создавать учетные записи для сотрудников вручную или импортировать список сотрудников и Оргструктуру из существующего у вас каталога Active Directory (в этом случае ваш сервер должен входить в домен Windows).
Для подключения мобильных приложений к вашему серверу Workflowsoft создайте в вашем DNS запись:
workflowsoft.ИмяВашегоДомена TXT "URL=https://АдресВашегоСервераWorkflowsoft"
Пример такой записи: workflowsoft.yourdomain.ru TXT "URL=https://task.yourdomain.com"
Также проверьте, что на мобильном устройстве в браузере по указанному вами адресу https://АдресВашегоСервераWorkflowsoft открывается страница входа в Workflowsoft.
Если ваши сотрудники будут указывать почтовые адреса в карточках процессов (для автоматического запуска процессов из писем), то на вашем почтовом сервере должна быть настроена функция catch-all. Эта функция должна пересылать все письма на специально созданный почтовый ящик для задач, подробнее об этом можно прочитать в разделе Настройка создания задач из почты.
Возможны следующие конфигурации операционной системы:
- Microsoft Windows Server 2012 R2.
- Microsoft Windows Server 2016.
- Microsoft Windows Server 2008 R2 х64.
В качестве сервера баз данных поддерживается PostgreSQL версии 9.5.8.
Требования к ОС Windows для PostgreSQL можно посмотреть по ссылке: https://www.postgresql.org/download/windows/ - раздел “Interactive installer by EnterpriseDB, Platform support” - это 64 Bit Windows Platforms 2012 R2 & R1, 2008 R2.
Если сервер с БД будет располагаться отдельно от сервера для Workflowsoft, можно установить PostgreSQL на 32-битном сервере (минимум Windows 2008 R1).
Аппаратное обеспечение
Для конфигурации Microsoft Windows Server 2012 R2 (или 2016) необходимо сложить требования к аппаратному обеспечению сервера Microsoft Windows Server 2012 R2 (или 2016) и требования сервера баз данных PostgreSQL 9.5.8.
Для Microsoft Windows Server вам необходимо опытным путем подобрать объем ОЗУ для комфортной работы, так как компания Microsoft о рекомендованных значениях пишет: "невозможно дать универсальные рекомендации по требованиям к системе. Выполните тестовое развертывание, чтобы определить подходящие требования к системе в конкретном сценарии."
Для PostgreSQL также нет конкретных рекомендаций по аппаратных требованиям, по нашим тестам минимально необходимо 1 гб ОЗУ.
Начинать знакомиться с работой Workflowsoft можно с этих минимальных значений:
Краткая инструкция по установке Workflowsoft на ваш сервер
Сбор необходимой информации
1. Проверьте, что ваша система соответствует аппаратным и программным требованиям.
2. В каталоге Active Directory создайте новую учетную запись или используйте уже имеющуюся учетную запись пользователя, от имени которого будет выполняться установка и запуск служб Workflowsoft.
3. Добавьте учетную запись (2) в группу локальных администраторов сервера, в настройках локальной политики безопасности для сервера разрешите для этой учетной записи вход в качестве службы, на сервере отключите контроль учетных записей пользователя.
4. В почтовой системе вашей организации создайте выделенный почтовый ящик IMAP или POP3, от имени которого система будет рассылать оповещения по задачам и собирать ответы пользователей на эти оповещения, а также создавать задачи из писем.
5. Соберите следующую информацию, необходимую для инсталляции:
DNS name
FQDN имя узла, на основании которого будет сформирован URL адрес, по которому пользователи будут переходить к Workflowsoft. Обычно это имя совпадает с NetBIOS именем сервера, например, SERVERNAME, однако вы можете указать другое, более понятное для пользователей имя, например, WORKFLOW. Для этого нужно предварительно создать на сервере DNS для зоны вашего домена A-запись с новым именем, которая будет ссылаться на сервер, где планируется инсталлировать Workflowsoft.
Адрес PostgreSQL и Порт
Полное имя экземпляра и порт PostgreSQL-сервера, где Workflowsoft будет хранить данные о задачах. Если установить PostgreSQL с параметрами по умолчанию на том же сервере, где будет устанавливаться Workflowsoft, то, как правило, полное имя экземпляра - “localhost” без кавычек. Порт по умолчанию - 5432. Узнать точные имя экземпляра и порт можно при подключении к нему с помощью программы pgAmin III.
Имя и пароль пользователя PostgreSQL
Логин и пароль учетной записи, имеющей право на создание баз данных в указанном ранее экземпляре PostgreSQL. При установке PostgreSQL создается учетная запись с такими правами - можно указать ее. В данном случае введите логин - postgres, пароль - тот, который вы указали при установке.
Имя и пароль учетной записи Windows.
Учетная запись, созданная на шаге (2), от имени которой будут работать пул веб-приложения и службы Workflowsoft.
SMTP Server address SMTP Port Login Password From address
Параметры подключения к серверу SMTP для отправки почты.
Настраивается примерно так же, как вы бы настраивали учетную запись в вашем почтовом клиенте. Вам необходимо знать FQDN имя почтового SMTP сервера вашей организации, порт (обычно 25), логин и пароль учетной записи, которая может осуществлять отправку почты, почтовый адрес, от имени которого система Workflowsoft будет отправлять оповещения по почте.
IMAP/POP3 Server Address IMAP/POP3 Port Login Password Email
Параметры подключения к серверу IMAP или ящику POP3 для получения системой ответов, отправленных на письма с оповещениями по задаче.
Настраивается примерно так же, как вы бы настраивали учетную запись в вашем почтовом клиенте. Вам необходимо знать FQDN имя почтового IMAP или POP3 сервера вашей организации, порт (обычно 143 или 110), логин и пароль учетной записи, которая может читать почту по данному протоколу, почтовый адрес (совпадает с адресом, указанном в настройках SMTP), на который будут приходить ответы на письма с оповещениями по задаче.
Параметры подключения к контроллеру домена
Параметры подключения к контроллеру домена для импорта (синхронизации) данных о пользователях из каталога Active Directory. Вам необходимо знать IP адрес контроллера домена, его полное название (FQDN), а также логин и пароль учетной записи, от имени которой будет осуществляться запрос к каталогу Active Directory (подойдет та запись, от имени которой выполняется установка).
6. Проверьте актуальность всей собранной вами информации при помощи команд ping (для проверки именования ресурсов), пробного входа на сервер баз данных (если он уже установлен) и путём настройки учетной записи в почтовом клиенте для отправки почты и ее получения по протоколу IMAP или POP3, например, на своей рабочей станции.
Включение компонентов Windows Server
1. Войдите на сервер под учетной записью (2), от имени которой будет осуществляться установка.
2. На Windows Server включите роль IIS сервера с параметрами по умолчанию. *
3. Для того, чтобы при установке сервера SQL не возникла ошибка, включите возможность .NET Framework 3.5. (возможно, потребуется доступ к дистрибутиву операционной системы). *
4. Настройте региональные параметры сервера и часовой пояс.
(*) Шаги 2,3 выполнять не нужно, если сервер баз данных и Workflowsoft будут на разных серверах.
Установка сервера баз данных (обобщенный случай установки с параметрами по умолчанию)*
(*) Выполнять этот раздел не требуется, если в качестве сервера баз данных будет использоваться уже имеющийся в организации соответствующий техническим требованиям сервер PostgreSQL.
1. Если необходимо, загрузите дистрибутив Postgre SQL версии 9.5.8.
2. Нажмите правой кнопкой мыши по названию файла дистрибутива PostgreSQL и запустите его выполнение как администратор.
3. Далее будет по шагам описана работа в установщике PostgreSQL.
- На первом экране нажмите Next.
- Укажите путь для установки файлов PostgreSQL (файлы самой программы, место для хранения данных указывается отдельно на следующем шаге).
- Укажите директорию, где будут располагаться данные.
- Задайте пароль для учетной записи супер-пользователя (postgres). Обязательно запишите этот пароль, он потребуется в дальнейшем при работе с сервером PostgreSQL и при установке Workflowsoft.
- Укажите порт для создаваемого экземпляра PostgreSQL.
- Выберите локаль для создаваемого кластера БД. О том на что влияет локаль Вы можете узнать здесь https://www.postgresql.org/docs/9.5/static/locale.html.
- На данном шаге указаны все необходимые данные для установки PostgreSQL, нажмите Next и дождитесь окончания работы инсталятора.
- Когда установка будет выполнена снимите галочку с опции Launch Stack Builder at exit? и нажмите Finish.
Установка Workflowsoft
1. Загрузите дистрибутив Workflowsoft c сайта https://www.workflowsoft.com.
2. Нажмите правой кнопкой мыши по названию файла с дистрибутивом и запустите его инсталляцию как администратор.
3. Инсталлятор предложит вам установить необходимое ПО, нажмите на кнопку Установить все компоненты (Install all components).
4. При установке необходимого ПО оставьте все предлагаемые параметры установки компонентов по умолчанию.
5. После установки необходимых компонентов инсталлятор предложит вам продолжить инсталляцию. Нажмите кнопку Продолжить (Continue) для запуска мастера установки Workflowsoft.
6. После ознакомления и принятия условий лицензионного соглашения перейдите на следующий шаг установки.
7. Используя информацию из таблицы 1, строки 1, заполните данные для создания сайта Workflowsoft. Место расположения файлов сайта оставьте без изменения.
8. Используя информацию из таблицы 1, строки 2, заполните данные для подключения к серверу баз данных.
9. На последнем шаге будет выведен итоговый отчет с перечнем введённых вами данных, где вы сможете проверить корректность введенной вами информации и начать установку.
10. Откройте браузер и наберите в адресной строке URL адрес сайта, который будет состоять из протокола http:// и информации, которую вы указали на 7 шаге в поле DNS name.
11. Если система потребует выполнить авторизацию, то введите данные учетной записи, от имени которой вы осуществляли установку, в формате домен\логин. Данная учетная запись является администратором системы и единственным пользователем (на данный момент), который может подключиться к созданному сайту.
12. После успешной авторизации и входа на сайт вы увидите форму, в которой надо заполнить поля с информацией о вашей организации. После заполнения этих полей Workflowsoft активируется и будет доступен для дальнейшей работы.
13. После заполнения формы перейдите в меню Настройки.
14. Используя информацию из таблицы 1, строки 3, заполните данные для подключения к почтовому серверу SMTP.
15. Используя информацию из таблицы 1, строки 4, заполните данные для подключения к почтовому ящику IMAP или POP3 или укажите, что вы не будете использовать функционал создания комментариев и задач из почтовых сообщений.
16. На странице настроек проверьте состояние служб Workflowsoft, все службы должны быть в состоянии Запущено. Если какая-то служба не запущена, то запустите ее.
17. Настройте синхронизацию (импорт) пользователей домена. Используя информацию из таблицы 1, строки 5, укажите параметры подключения к контроллеру домена (IP адрес контроллера), имя домена и параметры учетной записи, у которой есть разрешения на чтение данных из каталога Active Directory.
18. Выполните синхронизацию пользователей каталога Active Directory. Все синхронизированные пользователи смогут пользоваться системой Workflowsoft.
На этом установка и основная настройка завершена. Попросите ваших коллег зайти на сайт, создать задачу и назначить вас исполнителем, или самостоятельно создайте задачи и укажите исполнителями ваших коллег. Проверьте работу оповещений и ответов на оповещения из почтового клиента. Желаем Вам приятной работы!
Атрибуты каталога Active Directory
Из каталога Active Directory импортируются следующие атрибуты сотрудников:
Имя (First name)
Фамилия (Last name)
Должность (Job Title)
Подразделение (Department)
Email
Телефон (Telephone number)
Регион (Country/Region)
Кабинет (Office)
Фотография из поля Миниатюра (thumbnailPhoto, доступно через ADSI Edit или другие средства изменения AD)
Руководитель (Manager), используется для построения Оргструктуры.
Синхронизация пользователей и подразделений
Вы можете импортировать список сотрудников и Оргструктуру вместе с руководителями из каталога Active Directory. В этом случае для изменения сотрудников, подразделений и руководителей вам нужно будет изменить информацию в Active Directory.
При импорте вы можете указать те Organizational Units в Active Directory, из которых необходимо синхронизировать пользователей.
По умолчанию Workflowsoft синхронизирует пользователей домена и всех дочерних доменов.Для этого в разделе настроек синхронизации, в поле IP адрес укажите IP адрес контролера домена, а в поле Полное имя домена, укажите имя этого домена. Если Вы хотите синхронизировать пользователей из леса доменов, то в поле IP адрес укажите IP адрес контроллера на уровне леса доменов, который исполняет роль Global Catalog, и порт 3268 через ”:”, например, так 192.168.1.254:3268, а в поле Полное имя домена, укажите имя леса доменов.
Формат ввода логина при входе
Аутентификация сотрудников осуществляется сервером IIS (Internet Information Services), используя поставщик проверки подлинности Windows NTLM. Поэтому необходимо указывать логин в формате домен\логин.
Для браузера Internet Explorer ввод логина не требуется, если Workflowsoft находится в зоне местной интрасети и в настройках браузера разрешен вход пользователя под текущим именем и паролем.
Чтобы сотрудник мог зайти в Workflowsoft, необходимо выполнение следующих условий:
- сервер, на котором установлен IIS и сайт Workflowsoft, должен входить в тот же домен Active Directory, который является поставщиком учетных данных пользователей;
- учетная запись, от имени которой запускаются службы Workflowsoft, должна быть доменной;
- в Workflowsoft выполнена синхронизация сотрудников с каталогом Active Directory, и сотрудник виден в списке сотрудников Workflowsoft - раздел Сотрудники в меню Настройки (ваш профиль в правом верхнем углу).
Настройка создания задач из почты
Проверьте, что созданный вами почтовый ящик доступен по протоколу IMAP или POP3. Для проверки подключитесь к этому почтовому ящику с помощью любой почтовой программы.
Дальше в Workflowsoft в меню Настройки на странице подключения к почтовым серверам укажите параметры этого почтового ящика (IMAP или POP3). Проверьте, что ранее вы уже указали параметры почтового сервера SMTP для отправки почты (если не указали, то сделайте это сейчас). После этого нажмите кнопку Проверить подключение.
Если все действия выполнены правильно, сотрудники смогут отправлять письма на адрес почтового ящика, который вы создали. Задачи будут создаваться автоматически по информации из этих писем.
Как настроить подключение SMTP для почтового сервера Yandex
Workflowsoft может не работать с настройками, указанными на сайте Yandex (https://yandex.ru/support/mail/mail-clients.xml).
В Workflowsoft на странице подключения почтовых серверов для SMTP укажите порт 587 вместо предлагаемого Yandex 465. Обязательно поставьте галочку использовать SSL. Все остальные настройки как в инструкции от Yandex.
Проверьте на этой же странице ниже, что все сервисы находятся в состоянии Запущен, если же какой-то сервис не запущен, то запустите его.
Если Вы используете доменную почту Yandex, то в качестве логина для почтового сервера используйте доменный адрес почты address@you-domain.tld
