Творческая лаборатория
Автоматизация работы с контентом и дизайном
Грамотный контент и дизайн электронных и печатных материалов – основа успешного имиджа компании. Наладив автоматизированную работу команды по разработке символики, фирменного стиля, публикации текстов, вы привлечете большее количество клиентов и укрепите положение на рынке.
Создавать презентации, баннеры и роллапы, оформлять приглашения или разрабатывать дизайн сувенирной продукции, выпускать брошюры, листовки, писать статьи и рекламные тексты – задачи, выполнение которых можно организовать в сервисе создания контента и дизайна.
Если вы руководитель предприятия или начальник отдела маркетинга, рекламы или PR, и вам важно организовать четкий процесс работы над текстами и художественным оформлением материалов, Workflowsoft поможет наладить бизнес-процесс удобным образом без привлечения ИТ-специалистов.
Дизайнеры, редакторы или другие компетентные сотрудники будут выполнять свою работу в срок, а главное качественно благодаря четкому распределению ответственности и системе контроля.
Как это сделать?
Представим, что руководитель отдела маркетинга организации по выращиванию декоративных растений, решил создать сервис дизайна и контента в системе Workflowsoft. Первой задачей, которую необходимо выполнить, будет выпуск каталога комнатных цветов. Разберем поэтапно заказ на создание такой брошюры.
1. Добавляем новый процесс, назовем его Заказ дизайна и контента. Опишем порядок работы сервиса, чтобы заказчик понимал, чего ему стоит ожидать. Добавим поля, в которых будет указываться информация, необходимая для дальнейшей работы - вид изделия, назначение макета, формат итогового файла, желаемый срок и т.д. Система позволяет создавать разные типы полей. Предусмотрите все самые необходимые, ведь чем точнее заказчик опишет свои требования и пожелания, тем более быстрым и качественным будет результат. После того, как поля готовы, нажимаем Редактировать схему процесса.
2. Следующим этапом станет работа с графическим редактором. В удобном и простом интерфейсе создаем наглядную схему движения заказа. Элемент Старт отображает момент, когда заказчик сформировал заказ. Он сразу же поступает к менеджеру Ивану, который указывает реалистичный срок выполнения заказа, после чего заказ автоматически отправится дальше по схеме.
Следующую задачу будет выполнять редактор Петр, которого мы укажем исполнителем. Ему автоматически придет уведомление о поставленной задаче, Петр ознакомится с информацией из заказа и в указанные сроки напишет рекламные тексты для каталога о комнатных цветах, продающихся в нашей компании. После чего текст сможет проверить и утвердить (или вернуть на доработку) инициатор заказа, так как мы указали его в роли Контролера в этой задаче. Роль Контролера в задаче — это очень удобно, так как не надо создавать дополнительные шаги по проверке результатов.
Когда тексты написаны хорошо, инициатор подтверждает это кнопкой Согласен с выполнением и дальше создается задача для дизайнера Сергея. Он занимается всеми этапами допечатной подготовки. У него возникает проблема – текста слишком много, не умещается в разворот. Он нажимает одну кнопку Доделать текст и задача автоматически возвращается редактору Петру, чтобы он мог исправить данный недочет. Петр меняет текст, прикрепляет его к заказу, нажимает Текст готов, Сергею тут же приходит уведомление и он продолжает свою работу. После того, как макет брошюры готов, дизайнер Сергей нажимает кнопку Дизайн готов, и инициатору заказа приходит уведомление, чтобы он проверил результат (так как инициатор заказа указан в роли Контролера). Если инициатору не понравилась, например, картинка на обложке, он пишет свои пожелания в комментарии к задаче и нажимает Прошу доделать, после чего дизайнер Сергей поменяет картинку и так далее по всем доработкам. Когда инициатор согласен с результатом, то он нажимает Согласен с выполнением, и дальше для него автоматически создается задача, в которой он поставит оценки исполнителям и нажмет Заказ выполнен.
Со временем данный каталог превратится в ежемесячное издание, штат отдела расширится, а мы будем легко управлять процессом выпуска, только добавляя новые элементы в схему процесса, если это понадобится!
Каковы преимущества?
Главное преимущество системы в том, что не нужно нанимать технических специалистов, чтобы создать такой сервис. Его может сделать любой менеджер, хорошо знакомый с работой компании.
Благодаря Workflowsoft совместная работа автоматизируется, что делает коммуникацию между заказчиком и исполнителями продуктивной. Увеличивается скорость и качество выполнения задач, ведь система всегда напоминает о сроках и хранит в себе все важные сведения, сотрудники не смогут ничего забыть или потерять.
Для руководства главный плюс – встроенная система отчетности. Она отражает все текущие и выполненные заказы, их статус, оценки и, учитывая всё это, можно предпринимать меры для повышения производительности труда.
Чтобы добавить свой собственный процесс и бесплатно протестировать Workflowsoft уже сегодня, нажмите на кнопку Начать бесплатно на главной странице.