К работе всегда готовы
Организуем обслуживание рабочих мест
Для комфортной и бесперебойной работы необходимо, чтобы сотрудники были снабжены нужным оборудованием, мебелью, канцелярскими товарами. В ходе работы возникают различные ситуации, когда часто используемые предметы выходят из строя, заканчиваются и нужно решать эти проблемы. Для того чтобы делать это оперативно, в компании должна работать продуманная система поставок необходимых товаров сотрудникам.
Зачастую в организациях данный процесс невозможен без составления письменных заявлений с подробным указанием наименований подразделений, организации, имен и должностей заявителя и руководства. Некоторые даже требуют оформления заявок на официальном бланке с эмблемой компании. Всё это очень сложный и долгий путь, который отрицательно сказывается на производительности труда.
Используйте Workflowsoft, чтобы организовать своевременное, ритмичное обеспечение сотрудников качественным оборудованием за несколько простейших шагов.
Как это сделать?
Зарегистрировавшись в системе Workflowsoft, вы получите возможность добавить свой собственный бизнес-процесс, описав в нем все необходимые этапы движения заявок. Выстраивайте удобную схему процесса максимально простыми способами, которые предусмотрены системой. Рассмотрим их на примере.
1. Открываем раздел Редактор процессов и добавляем новый процесс, который назовем Запрос на оборудование рабочего места. Напишем описание процесса, чтобы автор запроса понимал, как он будет выполняться. Добавим поля, конкретизирующие запрос: Вид оборудования, Что именно нужно, Причина заявки и Желаемый срок. У нас есть возможность представить поле Вид оборудования в виде выбора вариантов: Компьютерное оборудование и Мебель и канцелярия, так как за каждый из них отвечает разное подразделение отдела снабжения. В дальнейшем при составлении схемы процесса это позволит нам реализовать удобный сценарий с функцией условия. Предположим, что у сотрудника в офисе сломалась клавиатура. Тогда он будет заполнять поля следующим образом – «компьютерное оборудование», «клавиатура», «старая сломалась», «20.03.18», всё максимально четко, коротко и ясно. Нажимаем Редактировать схему процесса.
2. Составим схему движения запроса от начала формирования до его исполнения. Для этого используем инструменты графического редактора Workflowsoft. Первым участником нашего процесса станет руководитель сотрудника. Запрос попадает к нему, чтобы он смог проанализировать его, а затем подтвердить или отклонить. В нашем примере без клавиатуры сотруднику никак не обойтись, поэтому запрос получает одобрение от начальства путем нажатия кнопки Подтверждаю. В данной задаче в качестве наблюдателя указан создатель запроса, поэтому он может общаться с руководителем с помощью комментариев. Благодаря этому не нужно создавать дополнительных задач для руководителя, таких как «Обсудить с сотрудником», «Выбрать один вариант оборудования из нескольких предложенных», что делает наш процесс проще и короче.
Далее посмотрим, как можно реализовать в системе сценарий бизнес-процесса с условием. В зависимости от того, что сотрудник укажет в поле Вид оборудования запрос дальше будет продвигаться по одному из путей. Первый – по переходу слева – в отдел, который предоставляет ИТ-оборудование, второй – по переходу справа – в отдел мебели и канцелярии (хоз. оборудование). Для этого нажмем на переход между задачами и укажем при каком условии он срабатывает – например в переходе слева мы добавим условие Вид оборудования = Компьютерное оборудование. Укажем дополнительными стрелками также и то, что сотрудники данных отделов могут отказать в предоставлении ресурсов, в виду их отсутствия на складе или нехватки бюджета, добавим кнопку Отказать. Например, запрос на новый ноутбук отправится в ИТ отдел к менеджеру Ивану Иванову, который найдет на складе подходящий вариант и выберет инженера, который будет устанавливать это оборудование, после чего нажмет кнопку Оборудование подготовлено.
В Контролере этой задачи мы указали создателя запроса – он увидит, какой вариант для него подобрали и, если есть вопросы, то добавит в задачу комментарий и нажмет Прошу доделать – тогда задача вернется Ивану, чтобы он нашел другой вариант. Здесь удобно то, что благодаря роли Контролера не надо создавать отдельную задачу, в которой создатель запроса подтверждал бы выполнение.
Если же оборудование подходит, то создатель запроса нажмет Подтверждаю выполнение. После этого автоматически создастся следующая задача для инженера, который возьмет оборудование со склада и установит его на рабочем месте заявителя. Здесь мы снова указали создателя запроса в Контролере задачи. Он проверит, что оборудование работает правильно, и подтвердит выполнение задачи (или отправит задачу на доработку инженеру, чтобы он доделал установку). После этого для заявителя создастся задача оценки качества выполнения – он поставит оценку, нажмет Запрос выполнен и весь процесс благополучно завершится.
Как вы видели, создатель запроса контролирует каждый шаг — он может попросить менеджера склада подобрать другой вариант оборудования, а дальше попросить инженера совершить установку повторно. То есть качество выполнения запроса будет гарантировано!
Пользуйтесь многогранными возможностями функционала системы Workflowsoft, с их помощью вы сможете создавать собственные процессы, формировать отлаженные механизмы работы, которые будут экономить время и обеспечивать качественную, бесперебойную работу!