На хозяйстве
Обработка хозяйственных заявок - на радость секретарям
Офис начинается со стойки ресепшен, за которой работает секретарь, – одновременно и «лицо компании», и ее спаситель на все случаи жизни. Одна из главных задач отдела АХО - удовлетворение офисных, управленческих и прочих потребностей организации, которые не связаны с производственной деятельностью. Одним словом, ежедневное «жизнеобеспечение».
Прием заявок общехозяйственного назначения для административного отдела чаще всего осуществляется именно через секретарей. К ним приходят лично, им звонят и пишут письма, останавливают в коридоре, чтобы попросить о миллионе различных вещей.
Необходимые функции
Все просьбы и нужды, обращенные к администраторам-хозяйственникам, можно разбить на несколько групп: текущее обеспечение деятельности (офисным инвентарем и расходными материалами), эксплуатация здания (уборка и ремонт), организационное обслуживание (оборудование рабочих мест, помощь на корпоративных праздниках, организация переездов, работа с курьерами и транспортными средствами), взаимоотношения со сторонними организациями (арендодателями, проверяющими госорганами, поставщиками). Конечно, каждая компания самостоятельно сформирует список необходимых ей функций, проведя соответствующий анализ, но может ли все эти задачи упомнить секретарь в цейтнот? Нет! Даже если вести журнал входящих заданий, в них легко потеряться.
Некоторые функции АХО являются постоянными (отправить курьера, заказать питьевую воду в офис – все это задачи «на каждый день»), многие другие имеют разовый характер (например, сделать ремонт в переговорных) или просто нерегулярный. Разобраться во всех деталях даже опытный человек сумеет не сразу, а что делать, если в компании меняются люди, приходят новые сотрудники – как быстро адаптировать их к производственному процессу АХО?
Поскольку основное предназначение административно-хозяйственного отдела – это обеспечение бесперебойной и комфортной работы всех служб компании, помощь всем подразделениям – важно автоматизировать процесс приема заявок от коллег. В этом поможет система Workflowsoft.
ДОБАВЛЯЕМ НОВЫЙ ПРОЦЕСС
Давайте сделаем так, чтобы в компании была единая «приемная» АХО. Создадим в системе новый процесс для заявок на общехозяйственные нужды.
Добавим несколько полей: адрес офиса (если их несколько), тема, цель обращения. Также предусмотрим отдельное поле для добавления документов и поле для желаемой даты выполнения.
Поле Тема может раскрываться выпадающим списком. Заявитель сразу сможет выбрать нужное, например:
- ремонтные работы,
- уборку офиса,
- кондиционирование помещений,
- размещение маркетинговых материалов в офисе,
- прочее -
Схема процесса
Уведомление о каждой новой заявке будет приходить секретарю того офиса, который был выбран при оформлении заявки. Если сотрудник выбрал офис в Москве, то уведомление придет секретарю Ивану Иванову, а если в Санкт-Петербурге, то секретарю Петру Петрову. Секретари также могут просматривать заявки своего офиса списком в интерфейсе системы. Секретарь отслеживает поступающие заявки и выбирает подходящего исполнителя в зависимости от темы.
В случае, если предусмотреть поле с желаемой датой окончания работ, в нем можно проставить срок после согласования с заявителем или согласно регламенту.
После этого автоматически создастся задача для исполнителя. В этой задаче контролером указан заявитель, поэтому если есть претензии к качеству работы, то заявитель может вернуть заявку на доработку. Если заявку невозможно выполнить, то исполнитель может отменить ее, нажав на кнопку Отклонить.
После выполнения работ по заявке заявителю придет оповещение с просьбой оценить качество и сроки.
С Workflowsoft бизнес-процессы идут по заданному сценарию, порядок действий понятен всем, и коллеги четко понимают, «кто что должен делать».
Детальное планирование и четкая схема бизнес-процессов упрощают рутинную работу, экономят время и деньги компании. Поэтому налаживание процедуры работы АХО выгодно всем, кто задействован в ее исполнении, как секретарям, так и высшему менеджменту.
В любом деле правильное управление значительно улучшает производительность и эффективность всех процессов – в этом заложен большой резерв развития организации.