Коллега, найдись!
Упрощаем жизнь кадровикам, автоматизируем подбор персонала
Компания развивается, вместе с этим растет и ее штат: руководители активно ищут сотрудников на новые должности — и вот уже отдел кадров приходит к выводу, что процесс поиска будущих коллег необходимо автоматизировать.
Сделать это можно в системе Workflowsoft всего за полчаса. Давайте посмотрим, что для этого нужно. Хорошая новость состоит в том, что Workflowsoft — настолько понятная программа, что эффективно работать в ней будут все — менеджер по персоналу, координатор, ассистент, руководители.
Работа в полях
Вначале добавим новый процесс, назовем его Заявка на подбор персонала. В описании процесса оставим краткую инструкцию для будущих пользователей. Например, такую:
«Мы поможем вам подобрать персонал! Предоставьте, пожалуйста, всю необходимую информацию о вакансии в полях ниже».
Настало время продумать поля, которые будут заполнять инициаторы заявок. Их задача – подробно и понятно описать, кого надо найти. Указать подразделение, должность, зарплату, обязанности, требуемое образование, опыт и навыки – это главное. Что еще? График работы, длительность испытательного срока, пожелания к деловым качествам человека, особые требования к оборудованию рабочего места – эти поля также могут пригодиться.
Создаем схему процесса
Заявка на подбор персонала может иметь как простую схему (заявитель – руководитель заявителя – менеджер по персоналу), так и сложную — например, подразумевающую участие сотрудника АХО и инспектора по кадрам.
Посмотрим, как может выглядеть второй вариант.
Предположим, заявку на подбор персонала создает руководитель некоего отдела. После того, как поля заявки заполнены, она автоматически попадает на согласование его руководителю (директору всего департамента), который может отклонить или подтвердить запрос. Решение – положительное, так что задача отправляется к начальнику HR-отдела Ивану, который в своей задаче назначает ответственного исполнителя — менеджера по персоналу. После этого для этого менеджера создается задача Подберите кандидата на вакансию.
Он начинает искать кандидатов и тех, которые ему кажутся вполне подходящими к изначальному описанию, указывает в своей задаче, выполняет ее, и дальше процесс автоматически назначает на инициатора заявки (руководителя отдела) следующую задачу - провести собеседование с кандидатом. На этом этапе руководитель отдела может сколько угодно возвращать задачу поиска кандидатов обратно к менеджеру по персоналу (просто нажав на кнопку Кандидат не подходит), но, когда наконец собеседование пройдет подходящий кандидат, то руководитель отдела нажимает кнопку Кандидат подходит и параллельно запускаются следующие две задачи.
Во-первых, секретарь Петр получает задачу оборудовать рабочее место. Во-вторых, просьба об оформлении найма нового человека поступает к инспектору по кадрам Сергею. Когда и то и другое готово, инициатор заявки получает задачу о том, что можно встречать нового сотрудника!
Инициатор заявки в своей задаче Встретьте нового сотрудника ставит оценки за качество и сроки выполнения всей заявки.
С Workflowsoft за выполнением задач следить легко, и ничего не потеряется. Количество переписки с коллегами сокращается, и вы сразу заметите, что стали значительно экономить рабочее время: вы даете задание – и получаете результат.