Деловое путешествие
Готовимся к поездке, оформляем командировку
Сервис для приема заявок на командировку в крупной компании является одним из самых востребованных. Руководители и рядовые сотрудники время от времени (а некоторые – весьма часто) выезжают по делам в другие города и даже страны. Автоматизировать процессы, связанные с организацией командировки, поможет Workflowsoft. Давайте посмотрим, как.
ДЛЯ НАЧАЛА СОЗДАДИМ ПОЛЯ
Пункты отправления и назначения с датами и желаемым временем прибытия и отъезда, цель поездки, название мероприятия – все это нужно отразить в заявке. Предусмотрите также поля для комментариев и возможность прикрепить к заявке документ.
В шапке сервиса рекомендуем прописать важные моменты, которые надо знать при оформлении командировки.
Схема процесса
Работать над созданной заявкой на командировку будет целая команда ваших коллег.
Сначала руководителю командируемого надо будет согласовать или отклонить поездку его подчиненного. Если ее подтверждают, заявка идет на второй этап согласования – к владельцу бюджета.
Владелец бюджета, в свою очередь, должен указать сумму денег, доступную для командировок, либо сообщить, что весь бюджет уже израсходован, нажав на кнопку Денег нет. На этом этапе контролером указан руководитель командируемого, поэтому если в бюджете нет денег, то он может сообщить в комментариях задачи дополнительную информацию о том, как можно оплатить эту командировку. Если же руководитель согласен с отсутствием бюджета, то заявка завершится без оформления командировки.
В случае если в бюджете есть деньги, заявка поступает в работу к сотруднику, ответственному за организацию командировок – например, тревел-менеджеру.
Ему необходимо поместить все расходы в сумму, указанную владельцем бюджета на предыдущем этапе. Если это невозможно, он нажимает кнопку Расходы превышают бюджет, и тогда процесс возвращается к руководителю командируемого, который должен либо отклонить поездку, либо изменить условия командировки так, чтобы она поместилась в бюджет. Если же денег хватает, то тревел-менеджер покупает билеты, бронирует гостиницу. Когда все готово, прикрепляет документы к задаче. На этом этапе контролером указан заявитель, поэтому он может проконтролировать документы, все ли правильно по датам и месту командировки. Если что-то не так, то он отправит задачу на переделку тревел-менеджеру.
Если с документами по гостинице и билетам все нормально, то процесс идет на следующий этап – в отдел кадров, сотрудник которого готовит приказ о командировке. На этом этапе контролером также указан заявитель, поэтому он может проконтролировать, все ли правильно указано в приказе. Если что-то не так, он отправит задачу на переделку в отдел кадров. Если все в порядке, процесс переходит на этап авансового отчета. Сотрудник после возвращения из командировки должен заполнить отчет по всем расходам. В том числе если он оплачивал какие-то расходы из собственных средств, данная сумма будет возвращена ему на основании авансового отчета. На этом этапе контролером также указан бухгалтер, поэтому он может проконтролировать все ли правильно указано в авансовом отчете и при необходимости вернуть файл на доработку сотруднику. После этого создается задача на бухгалтера, чтобы он выплатил сотруднику необходимую сумму по сделанным расходам. Сотрудник указан контролером, поэтому он подтверждает, что он действительно получил деньги — это очень удобно, не надо никаких бумаг и подписей.
После этого последний традиционный этап — заявитель должен поставить оценку за качество организации командировки. Это оценка работы всей команды его коллег и она поможет улучшить работу в будущем.
Удобно и быстро!
Никаких долгих переписок по электронной почте. Никакого стресса и потерянных документов. Все данные собраны в едином месте, исполнители видят весь процесс и начинают работу сразу, как только подходит их очередь.
Автоматизировать процессы в Workflowsoft может любой сотрудник, поскольку никаких навыков программирования работа в системе не требует. Попробуйте бесплатно!