С официальным визитом
КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ЗАКАЗ ВИЗИТНЫХ КАРТОЧЕК В КОМПАНИИ
В каждой компании нужно иногда заказывать визитки для сотрудников. Когда их количество переваливает за 100 – заказ визиток превращается в ежедневную монотонную рутину. Собрать у всех заявки, проверить все данные, ничего не забыть – чаще всего этим занимается офис-менеджер или сотрудник отдела кадров. В большой компании заказ визиток может реально занимать половину рабочего времени у этого человека. Только представьте себе: сотрудник половину своего времени занимается визитками!
Заказ визиток – это идеальный кандидат для автоматизации бизнес-процесса, особенно для начинающих. Он прост, прямолинеен, предсказуем. Это вполне может быть первый процесс, который вы создадите в Workflowsoft.
Итак, начнем. Сначала посмотрим, как работает уже созданный процесс. А потом посмотрим, как его создать. За основу взят реально действующий бизнес-процесс в компании с 3000+ сотрудниками.
КАК ЗАКАЗАТЬ ВИЗИТКУ: ВЗГЛЯД ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Итак, видим в системе список процессов, нажимаем на Заказ визитки, заполняем поля, нажимаем Запустить этот процесс. Всё действительно просто – внятная инструкция, несколько полей для заполнения, кнопка запуска.
Если всё в порядке, через положенное время вам придет оповещение с просьбой забрать готовые визитки и поставить оценку за выполнение.
Но если ответа долго нет - можно открыть схему процесса и посмотреть, на каком этапе заявка находится сейчас. Например, сразу после создания мы увидим, что заявка пришла на согласование Петру, менеджеру отдела кадров.
В системе появилась для Петра новая задача – проверить данные и согласовать заказ визитки. Если всё в порядке он нажмет в задаче кнопку Подтвердить, если нет – кнопку Отклонить.
Обратите внимание – от старта заявка может пойти по одному из двух путей. К Петру (слева на схеме) попадают заявки с адресом московского офиса компании (адрес выбирается в заявке из выпадающего списка). Заявки с петербургским адресом уходят по пути справа и согласует их другой менеджер, Иван, который работает в питерском офисе.
Итак, Петр заявку утвердил, и та отправилась к исполнителю. Исполнитель – внешний участник в дружественной типографии, и он тоже получает в Workflowsoft новую задачу – сделать визитки.
Можно не волноваться, что сотрудник другой компании увидит какую-то лишнюю информацию, так как в Workflowsoft строгое разделение прав — внешние участники видят только свои задачи.
При этом вы существенно экономите время, так как можете работать с этим внешним участником прямо в Workflowsoft. Не надо использовать электронную почту для пересылки в другую компанию, не теряется информация, в задаче легко видите, что уже сделано.
Сотрудник типографии организует изготовление визиток и отправляет их с курьером. Курьер привозит визитки и передает заказчику. Заявитель получает просьбу забрать визитки. Визитки получены – заказчик оценивает работу коллег.
На этом заявка закрывается. Итак, всё просто – подтверждение менеджера, исполнение в нескольких инстанциях, оценка, закрываем заявку.
КАК ЖЕ ВСЁ ЭТО СМОДЕЛИРОВАТЬ В WORKFLOWSOFT?
Добавим новый процесс Заказ визитки и расставим нужные для визитки поля: имя, телефона и почта – текстовые, а для адреса офиса – выбор из двух возможных значений (чтобы сделать поле с выбором достаточно перечислить отдельными строками возможные значения).
Затем идем в схему процесса по кнопке Редактировать схему процесса и создаем там все нужные задачи и связи между ними.
Первые две задачи вытекают прямо из старта, это задача для менеджера Петра — Согласуйте заказ на визитку и точно такая же для менеджера Ивана, в зависимости от значения поля Адрес. По умолчанию в задаче есть одна кнопка, добавляем вторую, называем их Согласовано и Отклонить. Выбираем исполнителем Петра (или Ивана) и даем ему 1 день на утверждение. По кнопке Отклонить делаем завершение задачи, а по Согласовано переходим к следующей задаче.
Следующая задача – для внешнего участника, сотрудника из типографии. Создаем задачу, выбираем исполнителя, добавляем поле Файл с корпоративным шаблоном, сразу вкладываем в него наш корпоративный шаблон визитки. Типография будет делать все визитки по этому шаблону.
Сотрудник типографии организует изготовление макетов под каждую визитку, а также в первый день месяца печать всех пришедших заказов и отправку их курьером. Когда визитки распечатаны, и курьер выезжает с ними из типографии, задача завершается и создается следующая на заявителя с просьбой, чтобы он забрал свои визитки и поставил оценку за изготовление. Добавим в эту задачу кнопку В визитках есть ошибка - заявитель нажмет на нее, если надо переделать визитку. Тогда процесс вернется к Петру (или Ивану, если заявка на визитку была сделана в офисе Санкт-Петербурга), они отправят в типографию повторный заказ. Если визитки сделаны правильно, то заявитель ставит оценку в обязательное поле Оценка, выполняет свою задачу и на этом весь процесс завершается.
Стоит ли подробно рассказывать здесь, как именно создавать процесс? Пожалуй, нет. Всё движения – добавить поле, добавить кнопку, создать новую задачу, сделать переход к задаче по условию – настолько просты, что отрисовать реальный процесс по силам любому человеку с навыками продвинутого пользователя компьютером. И, что очень важно, для изменения процесса (например, добавить еще одно поле или еще одно согласование) тоже не потребуется помощь специалистов – опять же всё легко делается своими руками.
ЧТО В ИТОГЕ?
В итоге мы получаем полностью цифровой бизнес-процесс заказа визиток в компании. В отличие от заказа, например, письмом, он фиксируется в системе, напоминает и помогает всем участникам сделать то, что от них требуется, позволяет в любой момент времени посмотреть, что происходит в заявке.
Первая выгода – измеримость. Мы отлично видим, сколько заявок в работе у каждого из сотрудников, на каком они этапе. Мы знаем, какие оценки ставят исполнителям заказчики и можем их использовать, например, как KPI (в реальности так и делается). Мы в любой момент можем поднять историю заявок и посмотреть, какие заказы были ранее.
Вторая выгода – независимость от человеческого фактора. Исполнитель не забудет о задаче, заявка не потеряется, о сроках система напомнит.
Третья выгода – производительность труда. Опыт показывает, что обмен информацией в формализованной заявке несет гораздо меньше издержек, взаимного непонимания, несовпадения форматов и т.д.
И наконец, почему Workflowsoft? Система действительно очень проста и даже с первого раза все обычно справляются с созданием несложной заявки. Разработчики достаточно отзывчивы и отвечают на запросы пользователей доработками системы и новым функционалом. Система не очень дорогая, и бесплатно ее можно погонять в весьма большом объеме. Например, описанный выше заказ визиток легко создать и под бесплатной учеткой.
Всем удачной работы в Workflowsoft!