Текст идет на перевод
Отправка документов и получение их переводов на другие языки в срок
Работа с текстами на иностранных языках – привычная практика для большинства компаний, при этом некоторые могут позволить себе содержать штатных переводчиков, а другие предпочитают заказывать переводы в специализированных агентствах.
Обычно с агентством взаимодействует один человек – это может быть секретарь, менеджер по маркетингу или координатор отдела. Его задача, прежде всего, состоит в том, чтобы отправить и получить готовый документ в срок. Когда компания генерирует стабильно большое количество текстов на перевод, процесс становится сложно контролировать. Хорошая новость в том, что автоматизировать его можно буквально за полчаса в системе Workflowsoft, и навыки программирования для этого не требуются.
Алгоритм создания и выполнения заявки на перевод легко настроить. С этим справится любой сотрудник — и секретарь, и менеджер, и руководитель — без участия технических специалистов.
Начнем!
Для начала добавим новый процесс, назовем его Заявка на перевод текста. Сразу под названием пропишем описание сервиса: сообщим коллегам, что можно сделать, в какие приблизительно сроки, какая информация потребуется для работы.
Например: Заполните поля и приложите документ, который надо перевести.
Все по форме
Теперь пришло время определиться, какие поля необходимы. Самое важное — это информация о том, с какого и на какой язык нужно перевести документ, в какие сроки. Чтобы переводчику было проще ориентироваться, то добавим поле с тематикой текста. Еще добавим признак, надо ли заверять перевод у нотариуса.
Основное преимущество Workflowsoft в том, что эти поля можно будет быстро поменять, если это понадобится. Например, если вы решите, что тот кто оформляет заказ, может указать максимальную стоимость перевода, то вы легко добавите такое поле, это займет одну минуту.
Пропишем простую схему движения заявки — наглядно и схематично.
На первом этапе инициатор заполняет поля, прикладывает текст для перевода (а также при необходимости может выбрать различные дополнительные опции, если они есть, — в нашем случае нотариального заверения документа у нотариуса) — и заявка попадает к руководителю, держателю бюджета.
Он может отклонить или согласовать ее. В случае согласования, задача движется вперед и поступает к менеджеру, который высылает текст переводчикам.
В следующей задаче переводчик из агентства выполняет перевод и вкладывает файл-результат. Для этого в Workflowsoft можно создать внешнего участника — это не сотрудник вашей компании, при входе в Workflowsoft он не будет видеть ничего, кроме своей задачи.
Благодаря этому вам не надо обмениваться с ним файлами по электронной почте. Весь процесс идет внутри Workflowsoft, что существенно экономит время и исключает ошибки по причине «человеческого фактора»: исполнитель не потеряет перевод, не перепутает, на какой язык надо перевести документ, не забудет его согласовать.
В этой же задаче в роли контролера указан инициатор заявки, поэтому он видит готовый перевод и сразу проверяет его. Если все в порядке, в нашей схеме текст отправляется на заверение к нотариусу, который прикладывает заверенную копию прямо в заявку.
Готово! По результатам выполнения заявки инициатор ставит оценку за выполнение. Такие оценки — важный элемент обратной связи от коллег, объективная и измеримая оценка качества работы, которая, во-первых, интересна руководителям, а во-вторых, может влиять на премию сотрудника.
Преимущества
Теперь управлять процессом отправки текстов на перевод станет намного проще. Благодаря Workflowsoft совместная работа идет быстрее: время на согласования и уточнения сокращается, а исполнители не «теряют» из виду поручения, поскольку и бизнес-процессы, и задачи всегда перед глазами.
Заявки на перевод — это лишь один из многочисленных сценариев применения решения, которые актуальны для отделов продаж и маркетинга, HR и логистики, администрации и юристов. Любые процессы можно выразить с помощью действий и связей между ними — а значит, их можно полностью контролировать с помощью Workflowsoft.
Кстати, войти в систему, создать пользователей, протестировать демо можно бесплатно. Попробуйте!