Ускоряем бизнес
Автоматизируем сбор рационализаторских предложений
Ускорение бизнеса во многом зависит от того, умеет ли компания вычислять ненужные процессы и отказываться от них. Во многих организациях работают менеджеры по качеству, а иногда существуют целые отделы, ответственные за quality management. В зону их ответственности входят в том числе и описание процессов, их улучшение, отслеживание разного вида нестыковок или нерациональности.
Предложения по улучшению
Никто лучше сотрудников на местах не знает, что можно в каждом конкретном отделе улучшить или упростить. Но не всегда это можно реализовать самостоятельно, и тогда на помощь привлекают менеджеров по качеству, которые анализируют ситуацию, назначают исполнителей и доводят дело до логического конца.
Посмотрим, как с помощью системы управления процессами Workflowsoft систематизировать запросы от коллег к отделу качества, упорядочить их предложения и тем самым ускорить бизнес.
Ситуация
Сотрудник Тендерного отдела замечает: для того, чтобы при участии в тендерах подтвердить компетенции компании, приходится искать информацию в десятках источников, писать огромному количеству человек и их начальникам, неделями ждать ответа! Это долго и неэффективно, участие в тендерах тормозится и может сорваться совсем.
В этой связи, имеет смысл попросить отдел качества оптимизировать этот процесс.
Ускоряем бизнес
Запустим в Workflowsoft готовый процесс, который так и называется Предложение по ускорению бизнеса. Видим несколько полей: Тема, Подробное описание, Обоснование, Желаемый срок.
В поле Тема заявитель сможет кратко задать основной смысл предложения. В нашем случае, например: Реестр компетенций компании.
В поле Подробное описание распишем проблему. А в поле Обоснование – что даст решение проблемы, какие выгоды принесет бизнесу. Также укажем желательный срок выполнения, скажем, через месяц.
Заявка создана и сперва она попадает на рассмотрение к Ивану - директору по качеству. Он может либо передать ее одному из менеджеров по качеству, либо отклонить с объяснением причины.
Менеджер по качеству берет свою задачу в работу, анализирует возможные затраты на реализацию предложения и сравнивает их с будущими потенциальными выгодами для компании. В том числе через комментарии в задаче он может задать вопросы заявителю, чтобы уточнить детали и сделать правильные расчеты. Предположим, что затраты оценены приблизительно в 100 человекочасов. Это подходящая цифра по сравнению с потенциальной выгодой, но выполнение займет не месяц, а, скорее, два, поэтому в поле Реальный срок это указывается.
Если затраты превысили пользу, то менеджер завершает задачу с результатом Предложение экономически неэффективно, и на этом завершается весь процесс. Если же предложение будет реализовано, менеджер по качеству составляет план действий, вкладывает файл с планом в свою задачу, назначает исполнителя для этого плана, и выполняет свою задачу с результатом Предложение отправлено на реализацию. После этого автоматически создается задача на выбранного исполнителя – например, в нашем случае от него будет требоваться по разработанному плану добыть информацию о компетенциях компании.
Исполнитель может подключить к работе нескольких коллег из всех подразделений компании, где может храниться информация о компетенциях, с просьбой прислать информацию в определенном виде к определенному сроку. Для этого исполнитель создает ряд задач в Workflowsoft, а коллеги выполняют их, вкладывая файлы с информацией.
После того, как исполнитель получил всю необходимую информацию от коллег, он собирает ее в едином файле, классифицирует по различным параметрам и размещает на корпоративном портале. Исполнитель выполняет свою задачу, в которой менеджер по качеству указан контролером, поэтому задача переходит на проверку менеджеру. Если требуются доделки, то менеджер отправляет задачу на доработку исполнителю. Если же план, составленный менеджером, выполнен полностью, то менеджер подтверждает выполнение задачи.Дальше автоматически создается задача для заявителя с просьбой оценить качество выполнения его предложения. На этом весь процесс успешно завершается.