Поставщики, закупки, логистика
Автоматизируем процесс снабжения в компании
Чем крупнее предприятие, тем в большем количестве материалов, сырья, продовольственных товаров, комплектующих, услуг оно нуждается. За процессы снабжения компании материальными ресурсами отвечает отдел закупок или логистики, сотрудники которого занимаются организацией таких процессов, как поиск поставщиков, доставка и приемка, и иногда - хранение товаров.
Все для оптимизации
Доставка бутилированной воды в офис, электромонтажные работы, дизайнерское оформление переговорных комнат, ремонт принтеров и заправка картриджей для них, клининговые услуги, заказ сладких подарков для детей перед Новым годом – это лишь малая часть запросов, с которыми обращаются к логистам коллеги из других департаментов.
Основа экономической эффективности закупочной логистики - поиск необходимых товаров или услуг хорошего качества и закупка их по минимальным ценам. Для оптимизации процессов важно сделать работу как можно более автоматизированной – как минимум, мы рекомендуем организовать сбор заявок на поиск поставщиков для внутренних нужд и их обработку в автоматическом режиме. Сделать это можно в системе Workflowsoft.
ВНЯТНАЯ ЗАЯВКА - ОБЯЗАТЕЛЬНО
Создайте схему процесса всего один раз, и ею смогут пользоваться все коллеги из любых департаментов в течении многих лет, изменяя при необходимости те или иные детали.
Добавьте следующие поля: краткое название закупки (которое вы будете видеть в названии заявки), подробное описание, вид (товары/услуги/товары и услуги). Предусмотрите поля о максимальной сумме заявки, а также сроке, месте и условиях поставки (в списке на выбор - самовывоз, курьерская служба, силами поставщика).
Какие еще поля нам наверняка понадобятся:
- форма, сроки и порядок оплаты;
- как определить качество товаров/услуг;
- требования к поставщику и товарам/услугам;
- допустимость замены аналогами.
Предусмотрите также возможность оставить комментарий и вложить в заявку файл.
Как это работает
Схема процесса будет выглядеть следующим образом:
После того, как сотрудник создал новую заявку, его руководитель согласует ее. Затем держатель бюджета подтверждает, есть ли в бюджете на закупки необходимая сумма. Если денег в бюджете недостаточно, то процесс возвращается на задачу согласования запроса с руководителем, где руководитель вместе с сотрудником могут поменять содержание запроса на закупку. Если сумма акцептована, она попадает к начальнику отдела закупок и логистики, который назначает одного из менеджеров по закупкам. Он получает об этом уведомление и начинает работу — выбирает поставщиков и определяет несколько вариантов для закупки.
Подходящие возможные варианты менеджер по закупкам обсуждает с инициатором запроса: обо всех изменениях уведомления приходят всем участвующим сторонам. Если под запрос невозможно подобрать подходящий вариант, то процесс возвращается на задачу согласования запроса с руководителем, где руководитель вместе с сотрудником могут поменять требования к закупке. Когда один из вариантов согласован, то заявка переходит на оплату в бухгалтерию. После оплаты процесс снова приходит к менеджеру по закупкам, который организует доставку товара/услуг на выбранное место.
Когда товар получен и все работы сделаны, заявитель ставит оценку коллегам. Запрос закрывается как выполненный.
В чем преимущества такого подхода?
Во-первых, четко прописанная схема процесса исключает путаницу. Работа идет по определенному заранее алгоритму, где каждый знает, что от него требуется.
Во-вторых, в любой момент вы можете посмотреть, на каком этапе процесс, и за счет этого оценить сроки.
В-третьих, работать в Workflowsoft удобно за счет простого интерфейса системы. Он минималистичен и понятен абсолютно всем. Никаких навыков программирования для работы в системе не требуется.
С Workflowsoft отделу закупок будет значительно проще найти оптимального поставщика, в нужное время, по приемлемой цене, получить товар в нужном количестве и в нужном месте.