Ваши документы
Создайте заявку, получите, оцените!
Список документов, с которыми имеют дело сотрудники кадровой службы, как правило, огромен. Работа с персональными данными – это серьезная ответственность и кропотливый труд. Именно поэтому сфера кадрового делопроизводства требует автоматизации, а элементарные операции, например, такие как предоставление документов сотрудникам по требованию, должны быть максимально простыми и прозрачными.
Сделать так, чтобы вопросы, связанные с документацией сотрудников, решались оперативно и грамотно, поможет Workflowsoft! Как начальник HR-службы, так и его подчиненные самостоятельно смогут создать четкий, максимально упрощенный процесс предоставления справок, заверенных копий, приказов, графиков отпусков и т. д.
Как это сделать?
Представим конкретную ситуацию. Например, в рекламном агентстве «Мир рекламы» сотрудникам часто требуются разные справки из отдела кадров, например, заверенная копия трудовой книжки, скажем, для оформления кредитных займов в банке. Чтобы ускорить и упорядочить выдачу разного вида документов начальник кадровой службы доверил своему сотруднику создать систему обработки заявок на предоставление документов в Workflowsoft. Разработаем ее вместе с ним.
1. Добавляем новый процесс, назовем его Заявка в отдел кадров на предоставление документов. Далее нужно добавить поля, в которых сотрудники будут указывать информацию, необходимую для выполнения заявки. Workflowsoft позволяет добавлять удобные поля типа Выбор вариантов. Например, поле Вид документа можно заранее заполнить возможными вариантами – Копия трудовой книжки, Справка с места работы и т.п., чтобы заявителю не приходилось набирать название вручную и можно было избежать путаницы в наименованиях документов. Также необходимо добавить поле Организация, куда предоставляется документ. Его следует сделать обязательным, так как эта информация будет нужна для оформления текста справки – «для предоставления в ....». Для этого достаточно нажать на восклицательный знак справа от поля. Также добавляем Комментарий и Вложения для случаев, когда понадобится уточнить информацию запроса или прикрепить образец искомого документа. Поля готовы, теперь нажимаем Редактировать схему процесса.
2. Графический редактор Workflowsoft очень прост и удобен в использовании. Создадим в нем наглядную схему процесса. Начнем с того, что после запуска процесса сразу сформируется задача для менеджера Ивана Иванова, который будет отвечать за распределение заявок между сотрудниками кадровой службы, ориентируясь по их занятости. После того, как Иван укажет в своей задаче имя исполнителя и нажмет кнопку Исполнитель выбран, заявка автоматически перейдёт к конкретному работнику.
Далее этот HR-специалист ознакомится с поставленной задачей и с личными данными заявителя. Очень удобно, что у каждого сотрудника есть профиль, который заполняет администратор. Персональные данные вносятся один раз и поэтому не нужно добавлять много дополнительных полей Имя сотрудника, Отдел, где он работает и т.п. HR-специалист просто нажимает на имя заявителя и сразу видит его профиль со всей этой информацией.
Дальше он достает документ из архива или ищет в компьютерной системе, затем прикрепляет его к заявке и нажимает Выполнено. Мы добавили заявителя в Контролеры этой задачи, поэтому он может сразу посмотреть этот документ и либо согласиться, либо отправить на доработку нажав на кнопку Доделать. Это важно, так как бывают случаи, когда предоставлен не тот документ, который был нужен заявителю. Удобство в том, что все делается внутри одной задачи, и для утверждения результатов не нужно создавать дополнительных задач, это делает процесс более емким и удобным. Всего лишь два простейших этапа с четко поставленными задачами и запрашиваемый документ оказывается у заявителя. Ему остается только оценить скорость и точность выполнения заявки, поставить оценку в своей задаче и нажать Заявка выполнена.
В Workflowsoft процесс предоставления документов превратился в простую схему, которая без автоматизации могла бы обернуться чередой бесконечных уточнений, переадресаций и долгим ожиданием исполнения.
Вместе с Workflowsoft вы сможете создавать различные варианты выполнения бизнес-процессов, составлять свои эффективные схемы процессов, просматривать отчетность, эффективно использовать время ваших сотрудников и мотивировать их к качественной работе.