Сценарии использования

Мы договоримся

Заявки на согласование договоров

Классические задачи юриста – разработать новый договор, проверить сторонний и дать по нему комментарии, проконсультировать коллег по спорным «договорным» вопросам.

Если вы сами работаете на юридической должности, то наверняка знаете, как трудно порой упорядочить все входящие запросы, которые приходят по почте, мессенджерам, а также попадают прямо к вам на стол на бумаге.

А если вы работаете в логистике или маркетинге и по долгу службы вам регулярно приходится обращаться к коллегам-юристам, скорее всего, вы не всегда в курсе, на каком этапе находится рассмотрение вашего запроса и что с ним. Сколько ждать ответа? Не потерял ли юрист ваши недавние дополнения и замечания и т.д.

Как автоматизировать процесс c помощью системы WorkFlowSoft? Давайте рассмотрим решение на примере компании «Бютиарт» — издательского дома, выпускающего журналы о красоте и здоровье. Компания активно работает с внештатными авторами, фотографами и другими субподрядчиками на индивидуальных условиях и активно растет, расширяя штат юридического департамента.

Создание или согласование договора - Форма запуска

Что было?

Предположим, что изначально в компании ответственный за договоры сотрудник – всего один. Пока что он получает все запросы, связанные с созданием и согласованием договоров, от остальных коллег.

Давайте добавим новый процесс для работы над договором, назовем его Создание или согласование договора. Его может сделать как сам юрист, так и секретарь, координатор, или руководитель. Привлекать ИТ-специалиста не нужно! Понятный интерфейс системы позволит добавить поля и схему движения задач за десять минут.

Пропишем в поле описания информацию о процессе, например, такую: «Здесь вы можете заказать создание, согласование договоров и выдачу выписок по ним. Заполните все поля, подробно опишите задачу, прикрепите нужные файлы».

Теперь решим, какие поля должна содержать заявка. Самое важное поле – суть задачи, что требуется сделать, для этого добавим поля Название договора и Краткое описание, что должно быть в договоре. Далее внимание на детали – уточним сумму договора, и к какому сроку требуется составить договор.

Также добавим поле Контрагент, в котором можно выбрать организацию, с которой будет заключен этот договор. Конечно можно сделать просто текстовое поле, в котором сотрудники будут набирать названия организации вручную, но представьте, сколько вариантов может получиться — один сотрудник набрал полное название ООО «Фотостудия», другой то же самое, но без кавычек — ООО Фотостудия, третий просто «Фотостудия», а четвертый даже пропустил одну букву, и получилось «Фотостдия».

В системе WorkFlowSoft есть удобный способ избежать этой путаницы и всегда называть организацию одним именем — это функция Списки. В меню Настройки вы заранее создаете список с названием Контрагенты, в котором будут все организации, с которыми вы работаете, и дальше добавляете этот список в процесс. Важно, что это не просто выбор из нескольких заранее заданных организаций. В список Контрагенты (через меню Настройки) можно в любой момент добавить любое количество новых организаций, и они станут доступны в вашем процессе. При этом сам процесс менять не надо.

В качестве исполнителя указываем единственного ответственного юриста Ивана. В роли контролера указываем инициатора заявки — тогда он сможет увидеть результат работы, и если есть вопросы, отправить на доработку Ивану.

Что стало?

Связанных задач на данном этапе просто нет: все задачи поступают от заявителя к одному исполнителю. Но со временем юридический отдел и его функционал расширяются. Значит, пришло время доработать схему процесса. Во-первых, мы можем добавить новые необходимые поля. Например, уточнения об исполнителях-подрядчиках: зарубежные они или российские?

Мы также в силах поменять схему движения заявки. Предположим, в юридическом отделе появился куратор Петр, который получает и распределяет по коллегам все входящие задачи. Создадим первую задачу Выберите ответственного юриста для Петра, чтобы он мог выбрать исполнителя для каждой заявки в зависимости от ее содержания. После задачи для Петра создадим вторую задачу Создайте или согласуйте договор, которая будет автоматически назначаться на выбранного юриста. В качестве контролера добавляем инициатора заявки — тогда он сможет вернуть эту задачу юристу на доделку, если решит, что результат не подходит.

Создание или согласование договора - Схема процесса

Также мы можем добавить поле о дополнительных согласующих — если договор требует нетривиального взаимодействия. Пример: внештатный фотограф готов провести съемку, и для этого вы предоставляете ему определенное оборудование. В этом случае ваш складской отдел должен знать, что надо будет выдать фотографу это оборудование.

Для этого добавим поле Какой отдел дополнительно согласует с выбором значений Склад или Производство. После задачи на ответственного юриста создадим два перехода — на задачу Согласуйте условия по складу и на задачу Согласуйте условия по производству.

Теперь расставим правильные условия в каждом переходе. В переходе на задачу Согласуйте условия по складу укажем условие, что поле Какой отдел дополнительно согласует равно Склад. Аналогично в переходе к задаче Согласуйте условия по производству добавим условие Какой отдел дополнительно согласует равно Производство.

Тогда если инициатор выбрал Склад в поле Какой отдел дополнительно согласует, то готовый договор после ответственного юриста автоматически придет на согласование к руководителю склада Сергею. Это именно то, что было нам надо в сценарии с фотографом.

Когда заявка выполнена, ее инициатор может поставить оценку за качество. Для этого создадим для инициатора еще одну задачу Поставьте оценку. Отличная и объективная обратная связь!

Также предусмотрим случай, что дополнительного согласования не нужно. Для этого из задачи на юриста добавим переход напрямую к задаче Поставьте оценку и в этом переходе укажем условие, что поле Какой отдел дополнительно согласует пустое. Тогда после того, как юрист составил договор, процесс сразу автоматически идет на завершающую оценку к инициатору.

Итак, дорабатывать и расширять схемы процессов можно в соответствии со структурными и функциональными изменениями отдела или целой компании. Подстраивайте организацию бизнес-процессов под реалии вашей компании!