Сценарии использования

Хотим учиться

Подбор обучающих курсов для сотрудников, быстро и эффективно

Квалифицированные сотрудники — большая ценность для компании; для многих непрерывное обучение новому — уже не необходимость, а образ жизни в высококонкурентной среде. Планировать и организовывать обучение и развитие персонала в соответствии с целями и стратегией бизнеса, строить корпоративную образовательную среду удобно с помощью WorkFlowSoft — системы, которая упорядочит процессы и задачи, выстраивая их шаг за шагом в результативную цепочку.

Давайте посмотрим, как может помочь WorkFlowSoft на деле. Рассмотрим процесс создания заявки на обучение. Справиться с этим благодаря простому интерфейсу WorkFlowSoft сможет любой сотрудник — координатор, менеджер, секретарь.

Запрос на обучение - Форма запуска

ДОБАВЛЯЕМ НОВЫЙ ПРОЦЕСС

Новый процесс назовем Запрос на обучение, в поле под названием разместим поясняющую информацию. Например, такую: «Укажите, какое обучение вы хотели бы пройти. Ваш руководитель проконтролирует информацию и, если подтвердит, вас пригласят на этот курс».

Для того, чтобы чему-то научиться, нужно четко знать две вещи: тему и дату, в которую желательно начать учебу.

Поэтому первое поле так и назовем: Тема обучения, а второе – Предполагаемая дата начала обучения. Добавим еще третье поле Дополнительная информация, чтобы сотрудник мог записать свои пожелания к этому курсу, например, нужен ли ему интенсивный формат.

Рисуем схему процесса

Благодаря возможностям WorkFlowSoft из задачи устраняются лишние действия. Все процессы максимально упрощаются. Даже стандартные можно сократить. Посмотрите на схему, в которой задействованы 4 человека. В цепочке всего 4 задачи, а ведь могло бы быть в два раза больше из-за многочисленных двусторонних согласований.

Вопрос о том, какое обучение стоит пройти сотруднику всегда решается, прежде всего, с его руководителем. Именно поэтому, как только новая заявка создана, она автоматически попадает к руководителю заявителя. Он согласует активность, и после этого создается новая задача к бухгалтеру Петру Петрову, определяющему бюджет, который можно потратить за обучение — без этого, конечно, невозможно начать подбор курсов.

Запрос на обучение - Схема процесса

После того, как Петр выполнил свою задачу и указал сумму, стартует задача для менеджера по персоналу Ивана Иванова, ответственного за подбор курсов. Обратите внимание на надпись Ждем всех над задачей Ивана — это обозначает, что она начнется не сразу после задачи для руководителя, а дождется еще и выполнения задачи для бухгалтера Петра. Поэтому менеджер по персоналу Иван в своей задаче уже видит поле с доступной суммой денег и подбирает только такие курсы, которые помещаются в этот бюджет. Коллеги могут общаться посредством комментариев в заявке.

Менеджер по персоналу Иван может либо ответить, что подходящих под требования курсов нет – тогда процесс возвращается к руководителю сотрудника, который может внести правки в Тему или Сроки — либо предложить возможные варианты.

Когда один из них выбран, Иван оформляет заказ на этот курс во внешней фирме. Укажем руководителя сотрудника в роли Контролера в этой задаче. Тогда руководитель прямо в той же задаче проверит и подтвердит, что заказан правильный курс.

Роль Контролера заводить удобно, так как благодаря ей не надо создавать отдельную задачу по согласованию.

После этого бухгалтеру Петру автоматически поступает задача оплатить курс. Петр оплачивает и прикладывает к задаче документы, подтверждающие оплату — они понадобятся сотруднику, так как он должен будет взять их с собой на первый день обучения. Добавим заявителя в Контролеры этой задачи, тогда он прямо в этой задаче увидит документы и при необходимости задаст вопросы бухгалтеру.

После того, как заявитель получил все ответы, он подтверждает выполнение задачи. И здесь нам удалось сократить схему, не создавая отдельную задачу. На этом весь процесс считается завершенным.

Меняйте схему так, как вам нужно. Многовариантность бизнес-процесса может в точности передать живую действительность в вашей компании.

С WorkFlowSoft вы реализуете прозрачную систему управления обучением, сможете просматривать отчетность и мотивировать персонал учиться больше и эффективнее.