АДВ-Трейд

Workflowsoft в ритейле
Ускорение обработки заказов на 80%

Отрасль: Оптово-розничная торговля

• Обработка клиентских запросов
• Доставка продукции
• Организация монтажных работ
• Организация выездов для замеров
• Обработка претензий

О компании

ООО «АДВ-Трейд» работает на российском рынке с 1994 года, представляя продукцию в лучших традициях деревообработки Финляндии. Компания оказывает следующие услуги:

• консультации при выборе финских дверей;
• выполнение необходимых замеров с выездом на место;
• продажа и доставка дверей;
• монтаж;
• гарантийное и послегарантийное обслуживание финских дверей.

Ситуация

Много лет основными инструментами внутренней и внешней коммуникации сотрудников с клиентами и между собой были телефон и электронная почта. С ростом количества заказчиков, масштабов продаж и производства, компания начала ощущать значительные сложности в плане организации всех процессов. Длительная массовая переписка была трудно контролируема. Приходилось совершать очень много телефонных звонков, которые отнимали массу времени.

Параллельные процессы, например, заказы на производство, которые поступали от менеджеров, запросы на доставку, монтажные работы, в результате тормозились. Над ними отсутствовал полноценный контроль как со стороны исполнителей, так и руководителей.

Несмотря на то, что у каждой задачи было ответственное лицо, в целом работы выстраивались так, что многие сотрудники были вынуждены отвлекаться от своих непосредственных задач. Это свидетельствовало также том, что в процессах присутствовали лишние промежуточные этапы.

Перестроить процессы без дополнительного ПО было невозможно, поскольку электронную почту и телефон нужно было заменить единой средой. Внедрение Workflowsoft четыре года назад изменило ход работы всей компании.

Вначале сотрудники по-разному отнеслись к новому решению: часть приняла его с восторгом, часть с недоверием. Коллеги до 30 лет были настроены положительно, со стороны более старших чувствовалась неуверенность. Тем не менее, со стороны высшего руководства была проявлена максимальная заинтересованность во внедрении, которую руководители активно транслировали команде. В короткие сроки все сотрудники перешли на Workflowsoft, отметив очевидную простоту и удобство системы.

Результаты:

1. Скорость реакции сотрудников на каждую новую задачу выросла кардинально – на 80%.
2. Сократились показатели упущенной выгоды: если ранее заказы могли теряться в почте или на них реагировали с опозданием – теперь подобное исключено.
3. Четко выстроенные процессы помогают повышать прибыль.
4. Многократно вырос контроль и прозрачность работ.

В планах компании – внедрить в Workflowsoft дилерскую сеть, подключив внешних партнеров. На сегодняшний день системой пользуются только внутренние сотрудники, причем некоторые работают под одной учетной записью, поэтому есть необходимость увеличить количество пользователей.

Пример применения

Процесс оформления нового заказа на производство выглядит сейчас следующим образом. Непосредственный заказчик связывается с менеджером по телефону или электронной почте. Менеджер запускает процесс в Workflowsoft, ставит сроки, описывает все нюансы заказа в комментариях. Обо всех изменениях в процессе менеджер своевременно узнает – например, если на производстве задержка, - чтобы держать в курсе клиента. Когда заказ выполнен, менеджер извещает об этом заказчика, уточняет с ним возможности доставки или самовывоза, соответственно этому может запустить новый процесс в Workflowsoft.

«В системе Workflowsoft компания работает эффективно, мы видим много положительных сторон. Технические вопросы решаются в основном персоналом, но мы всегда можем своевременно получить консультацию от разработчика», - говорит Сергей Шерифудинов, Заместитель генерального директора ООО «АДВ-Трейд».