Холдинг «Афанасий»

Удобный контроль за рабочими процессами в структуре холдинга «Афанасий»

Единое информационное пространство для совместной деятельности сотрудников было организовано с помощью системы бизнес-процессов Workflowsoft.

Холдинг «Афанасий» — это структура из 12 разнопрофильных компаний. В своей работе «Афанасий» сохраняет и продолжает лучшие традиции российского производства продуктов питания. Клиенты холдинга – это тысячи торговых точек по всей России: более 1700 в Твери и Тверской области, 2500 — в Москве и Московской области, 1300 в регионах.

С сентября 2017 года компания работает с системой Workflowsoft.

Вопрос о том, что в организации необходимо обеспечить удобный контроль за рабочими процессами и единое информационное пространство для коллег и руководителей, причем в одном программном решении, был актуален давно. Ранее возможности совместной работы использовались на разных платформах. Кроме того, функционал ПО должен был предусматривать возможность постановки и контроля задач удаленно и с любого устройства. Таким образом, облачный сервис Workflowsoft стал оптимальным решением.

Рассказывает Ирина Сухобокова, руководитель отдела планирования холдинга «Афанасий»:

Компания идет в ногу со временем, автоматизацией мы занимаемся постоянно, поскольку это приоритетная задача во многих аспектах, касающаяся как производства, так и контроля, учета. Однако ранее мы не получали подходящих предложений по продуктам для управления бизнес-процессами.

Полная прозрачность работ и контроля над ними со стороны руководства требовалась на всех уровнях компании. «Афанасий» — это крупный бизнес, сотрудников — более тысячи. Проконтроливать всех по бумажным документам было нереально.

Сейчас с Workflowsoft работает целый ряд департаментов: маркетинг, производственные подразделения, которые занимаются непосредственно изготовлением продукции, техническая служба, бухгалтерия, служба продаж. В системе работают 280 человек, и нам еще есть куда расти, так как в планах подключать к Workflowsoft коллег и из других подразделений.

В департаменте маркетинга активно используются шаблоны задач по созданию продуктов с момента принятия концепции до выпуска в продажу. Над одной задачей в среднем работают от 3 до 12 человек.

Workflowsoft используем как инструмент постановки и контроля исполнения задач, а также как хранилище информации по ходу исполнения работ. Зачастую в качестве отчетов прикрепляются те или иные документы, которые легко найти в дальнейшем.

Что касается отчетов, чаще всего мы пользуемся статистикой по выполнению различных количественных показателей, особенно сроков.

Пока не все коллеги перестроились на работу в Workflowsoft, поскольку привыкли взаимодействовать по-другому, но они также видят большую пользу системы и начинают пользоваться ей активнее. Мне в системе работать легко.

Workflowsoft дал возможность четче видеть ход работ, но что самое важное – сократилось количество лишних коммуникаций. Меньше необходимости идти лично общаться. Система выполняет роль «проводника», не приходится задавать дополнительных вопросов, иногда личная связь вообще не нужна.

Применение сервиса уже заметно повысило эффективность рабочих процессов, хотя пока мы используем не весь функционал Workflowsoft. В модуле постановки задач только за первые два месяца работы их было создано более 2,5 тысяч. Руководители отмечают основной плюс этого модуля — оперативный личный контроль над ситуацией и понятные границы ответственности, что просто необходимо большой компании.

Внедрив облачный сервис Workflowsoft, холдинг «Афанасий» сделал процесс постановки задач и их исполнения прозрачным и полностью контролируемым. Отчёты в виде таблиц или графиков позволяют контролировать ход исполнения поручения на любом этапе, что значительно снижает временные издержки на классические коммуникации (звонки/письма) для уточнения этапов и сроков выполнения задач.