ЧОП «Содействие»

Workflowsoft для охранного предприятия
100% трудовая дисциплина на объектах

Автоматизированные процессы:

Распоряжения о начале и окончании охранных услуг
График ночных проверок инспекторской службой
Отчеты по ночным проверкам
Реестр договоров с датами начала и окончания
Размещение согласованных тарифных сеток (размер оплаты труда на объектах)
Бухгалтерский реестр дебиторской задолженности

О компании

ЧОП «Содействие» – группа охранных компаний, которая ведет свою историю с 2004 г. Основной профиль – физическая охрана объектов в Курской, Белгородской областях, Москве и Московской области, Краснодарском крае и в Крыму. ГК работает со всеми категориями заказчиков, начиная от муниципальных и заканчивая крупными объектами национального значения, например, спортивными, с массовым пребыванием людей, такими как ККЦ «Адлер Арена», стадион «ФИШТ». Компания охраняет объекты коммерческих заказчиков, складские помещения, базы, объекты сельскохозяйственного назначения, торговые центры, офисные здания и т.д.

Ситуация

В течение многих лет работа в компании осуществлялась в основном по телефону и электронной почте, информация зачастую хранилась на бумажных носителях. Когда организация начала расширяться и все больше работать в регионах, появились многочисленные цикличные процессы, и данные стали чаще теряться. Это было связано не только с человеческим фактором, но и потому, что у сотрудников не было единой рабочей среды. Задачи могли не выполняться, или завершаться с опозданием, и руководство не всегда могло это отследить.

Важно было найти решение, которое напоминало бы о задачах, упрощало ход их исполнения, помогало контролировать процессы и повышать их эффективность. Компания искала подходящий вариант ПО, протестировала 3 программы, но ни одна не подошла по ряду причин, среди которых нелогичности, сложность интерфейса и др. Четвертой стала система Workflowsoft. Она больше всех понравилась и руководству, и команде своей простотой.

Внедрив систему 2,5 года назад, компания с тех пор автоматизировала 14 процессов.

Результаты

Единая рабочая среда. В Workflowsoft ведется подавляющее большинство всех процессов, коллеги стараются помещать в систему как можно больше данных. Запускать процессы может любой из сотрудников административно-управленческого персонала. Компания предпочитает вести дела именно в виде процессов для того, чтобы информация проходила через всех вовлеченных/причастных сотрудников.
Удобный поиск. При необходимости поиска информации по завершенным делам или проектам годичной-полугодичной давности в Workflowsoft это удобно делать через поисковик и фильтры с ключевыми словами. Таким образом можно быстро «поднять историю» и найти все, что нужно: данные о заказчике и общении с ним, результаты встреч, документы и т.д.
За десять минут можно найти практически любую нужную информацию самостоятельно, не обращаясь к коллегам и не тратя времени на ожидание.
Внедрение системы положительно сказалось на трудовой дисциплине. Поскольку от выполненных задач зависит сумма премии, команда была замотивирована работать с Workflowsoft с первого дня. Коэффициент полезного действия сотрудников повысился.
Незаменимый функционал – мобильная версия программы. Помимо офисной команды, включающей бухгалтерию и кадровую службу, в компании есть масса сотрудников, которые работают на выезде. Это, например, старшие на объектах, которые выстраивают на местах все процессы охраны и взаимодействия с заказчиками. Если нет доступа к стационарному компьютеру, важна возможность подключаться к системе со смартфона.
Контроль. Оперативные рутинные задачи, которые назначаются каждый день, и обратная связь от сотрудников обязательно проходят через Workflowsoft. Очень важен полный контроль над задачами, когда в памяти физически невозможно удержать все, что важно. Программа позволяет ничего не потерять из виду благодаря ежедневным напоминаниям.

Пример применения

Сотрудники коммерческой службы отвечают на первоначальное взаимодействие с клиентами. Они выясняют потребности, производят осмотр объекта на предмет выявления слабых мест в охране, пропускном режиме, изучают техническую укрепленность объекта. После этого запускается процесс в Workflowsoft. Собранная информация передается из одного этапа процесса на другой этап, на каждом шаге информацию обрабатывает соответствующий сотрудник, готовится рекомендация для заказчика и коммерческое предложение по охране. Workflowsoft выполняет роль чата для сотрудников, работающих на массовых мероприятиях: так, систему использовали во время проведения Чемпионата мира по футболу в 2018 году и гонок «Формулы-1» в г. Сочи.

Охранный вид деятельности – лицензируемый. За компанией постоянно производится контроль со стороны Росгвардии, и ряд рабочих моментов регламентирован законом о частной охранно-детективной деятельности. Когда компания начинает и заканчивает охрану объекта, она обязана уведомлять об этом в определенные сроки. Несоблюдение является существенным нарушением лицензионных требований. В Workflowsoft создается внутренний документ – уведомление о начале и окончании охранных услуг для Росгвардии.

Workflowsoft повышает эффективность при подборе персонала. Когда на объекте нехватка кадров, ответственный сотрудник запускает процесс на подбор в Workflowsoft, указывает наименование и расположение объекта, режим работы и т.д. Кадровая служба использует эти данные при размещении объявлений на интернет-площадках. Всегда есть оперативная информация касательно процессов по подбору, видная всем, и, если есть сотрудники в резерве, их можно сразу перевести на «нуждающийся» объект.

«Мы рекомендуем Workflowsoft. С внедрением в компании значительно выросла дисциплинированность сотрудников и эффективность исполнения задач. Служба поддержки работает очень оперативно, быстро реагирует на все запросы, хотя обращаемся нечасто, так как система понятна всем и вопросов возникает мало», - говорит заместитель генерального директора ЧОП «Содействие» Андрей Михальчев.