Что такое процессы
Каждая компания работает по определенным правилам. Например, все сотрудники отдела продаж знают, что делать при получении запроса от клиента. Обычно процесс зависит от таких факторов, как: работаем ли мы с новым или уже существующим клиентом; будет ли оплата проведена авансом или по выставленному счету; каковы условия поставки и т.д. Действия сотрудника отдела продаж учитывают особые обстоятельства каждого заказчика. Более того, сотрудники других бизнес-единиц (например, бухгалтерии и логистики) также соответствующим образом корректируют последовательность своих действий.
Ранее для того, чтобы гарантировать, что сотрудники осведомлены, кто, что и когда должен делать, соответствующие правила прописывались на бумаге и назывались «Бизнес-процесс для запросов от клиентов». Нужен был и кто-то, кто контролировал правильное выполнение этого процесса.
Сегодня у каждого сотрудника есть телефон и планшет, поэтому работа стала безбумажной, она намного быстрее и удобнее. Контроль также автоматизирован. Именно это и делает Workflowsoft удобной системой управления бизнес-процессами.
Логика бизнес-процесса описывается в Редакторе процессов. На основе единожды созданного процесса можно запускать много процессов по мере необходимости. Например, если вы создадите процесс Запрос на визитные карточки, любой сотрудник сможет запустить свой запрос одним щелчком мыши.
Создавая процесс, можно добавлять поля различных типов (текстовые, числовые, даты и т.д.). В уже упомянутом процессе заказа визиток вы можете добавить поля, позволяющие сотрудникам вводить свои имена, должности и номера телефонов.
Обычно процесс состоит из действий (задач) и связей между ними. Используйте Редактор процессов, чтобы добавлять новые задачи и связывать их вместе. После запуска процесс автоматически переходит по связям от одной задачи к другой, и разные исполнители отвечают каждый за свою задачу.
Чтобы выполнить задачу, исполнитель выбирает один из статусов задачи. Каждый статус активирует исходящую связь с тем же именем, и следующая задача запускается автоматически. В результате в зависимости от выбранного статуса запустится разная последовательность задач. В том числе выполнение процесса может идти параллельными путями и дальше объединяться в один путь, может двигаться вперед или вернуться на предыдущие задачи.
Если требуется более продвинутая маршрутизация, установите условия для связи, которые включают или отключают ее. Например, в зависимости от информации, введенной пользователем в поле, можно активировать разные связи к следующим задачам.
Данный функционал позволяет автоматизировать любой процесс в вашей организации. Никакой помощи со стороны программистов или администраторов не требуется, пользователи могут легко создавать процессы самостоятельно.
Процессы создаются в удобном визуальном редакторе, это похоже на рисование. Руководители отдела маркетинга, кадров и любых других департаментов могут создавать процессы для своих подразделений. Процессы могут создавать и сотрудники, ответственные за запросы или заказы.
Создание процесса гарантирует быстрое и своевременное выполнение и избавляет от бесконечных писем. Например, в отдел логистики постоянно поступают заявки на оборудование. Если для этого создать процесс, у коллег всегда будет вся информация, необходимая для выполнения каждого запроса, и задачи будут автоматически появляться на компьютерах, планшетах и смартфонах всех участников процесса.
Примеры процессов, которые вы можете создать:
- для отдела маркетинга − «Подготовка и запуск маркетинговой кампании»,
- для отдела кадров − «Поиск и найм сотрудника»,
- для отдела логистики − «Заявка на покупку, обмен, возврат»,
- для административного отдела − «Заявка на закупку канцелярских товаров»,
- для ИТ-отдела − «Запрос на техническую поддержку»,
- для секретариата − «Запрос на гостевой пропуск».
Чтобы ускорить обучение, мы создали несколько демо-процессов − зайдите в меню Главное наверху и нажмите на кнопку Запустить процесс слева, затем нажмите на название процесса, который вы хотите запустить. Вы можете запускать любой из готовых процессов, чтобы посмотреть, как в нем работают задачи.