Справочный центр

Что такое процессы

Любая организация работает по определенным правилам. Например, всем сотрудникам продаж хорошо известно, что надо делать, когда пришел запрос от клиента. Обычно эти действия зависят от разных условий - это новый клиент или с ним уже работали, нужна предоплата или клиент оплатит после получения товара, нужна доставка или клиент заберет товар сам и т.п. В зависимости от этих условий сотрудник продаж будет делать разную последовательность действий для каждого клиента. Более того, сотрудники других подразделений, например, бухгалтерии и склада, тоже будут делать разные последовательности действий. Чтобы сотрудники не забывали в каком случае кто и что делает, то эти правила, условия и действия записывали на бумаге. Это называется «бизнес-процесс по обслуживанию клиента». Кроме того, нужен был человек, который контролирует, правильно ли выполняются эти процессы. Сегодня у каждого сотрудника есть телефон и планшет, поэтому все можно сделать без бумаги, намного быстрее и удобнее. И контроль тоже может автоматически делать электронная система. Все это делает Workflowsoft - система управления бизнес-процессами.

У каждого бизнес-процесса есть определенная логика - это действия (задачи) и связи между ними, причем важно, что у каждой связи есть условие когда она должна сработать, а когда нет. Например, можно учитывать результаты предыдущих задач (какую кнопку нажал пользователь в прошлой задаче) или сравнивать информацию, которую ввел пользователь в поле - в зависимости от этого после текущей задачи будет начата разная последовательность других задач.

Именно с помощью этих условий можно автоматизировать любые процессы в вашей организации.

Логику работы бизнесс-процесса описывают в схеме процесса. По одной схеме можно запускать сколько угодно, собственно, процессов. Например, «Заявка на печать визиток» — это схема процесса, её надо создать один раз. После этого любой сотрудник смогут запускать заявку одним нажатием.

Когда Вы создаете схему, то можно несколькими нажатиями добавить нужные поля различных типов (текстовые, числовые, даты, и т.д.). Например, если Вы создаете процесс заказа визиток, Вам потребуются поля, в которые сотрудники будут вводить имя, должность, телефон, желаемый срок изготовления.

Обычно процесс состоит из нескольких задач, которые связаны друг с другом - Вам откроется редактор схемы процесса, в котором можно добавлять новые задачи и связывать их между собой, задавая условия для связей. После запуска процесса он переходит по заданным условиям и связям от одной задачи к другой, при этом за разные задачи могут отвечать разные исполнители. Процесс может ветвиться и сливаться, по процессу можно продвигаться вперед и возвращаться на предыдущие задачи.

Никакая помощь со стороны программистов и администраторов не нужна, пользователи Workflowsoft сами легко создают процессы.

Каждый владелец бизнес-процесса создает схемы своих процессов сам в удобном графическом редакторе (похоже на рисование) – в этом главный смысл и концепция Workflowsoft. Руководитель отдела продаж делает процессы для своего отдела, руководитель отдела маркетинга – свои и т.д.

Схемы процессов могут создавать и сами сотрудники, исполняющие запросы, заказы или поручения. Созданная схема процесса обеспечивает быстрое и своевременное выполнение запроса, освобождает от нескончаемой переписки по электронной почте.

Например, в Отдел снабжения постоянно поступают запросы на запчасти или оборудование. Сами создайте схему такого процесса, и все сотрудники всегда будут иметь всю необходимую информацию для выполнения запроса, при этом все заказы и задачи автоматически появятся на компьютере, планшете и смартфоне у всех участников процесса.

Примеры процессов, которые вы можете создать:

  • в Отдел снабжения - «Заказ поставки запчастей, материалов» и «Запрос на покупку, обмен, возврат»
  • в Административно-хозяйственный отдел - «Запрос на ремонт мебели» и «Заявка на покупку хозяйственных принадлежностей»
  • в ИТ-Отдел - «Обращение в техподдержку» и «Заявка на установку / удаление ПО»
  • в Отдел персонала - «Заявка на подбор персонала» и «Запрос на расчет отпуска»
  • в Секретариат - «Заявка на канцелярские товары» и «Заказ пропуска, переговорной комнаты»

Для более быстрого освоения мы создали демо-процессы - перейдите на закладку Главное в верхнем меню и нажмите кнопку ►Процесс сверху списка. Вы можете запустить любой из готовых процессов и посмотреть, как работают задачи в нем.