Как создать новый процесс
Зайдите в меню Редактор процесса наверху и нажмите на иконку Создать процесс слева.
Откроется визуальный редактор процессов. Название нового процесса по умолчанию − Новый процесс. Оно будет наверху экрана, его можно поменять.
Теперь надо добавить в процесс первую задачу. Нажмите на блок Добавить первую задачу в середине экрана и введите обязательное название задачи и другие дополнительные свойства, такие как описание, исполнитель, длительность. Задача будет сохранена автоматически.
Назначенным по умолчанию исполнителем для задач является Кто запустил процесс, но можно выбрать другого сотрудника. Кто запустил процесс обозначает человека, который будет запускать процесс в будущем. Например, в запросе на закупку, вы можете в качестве первой задачи попросить сотрудника указать, что должно быть куплено. Любой сотрудник может запустить данный процесс, поэтому вы не можете выбрать конкретного сотрудника в качестве исполнителя. По этой причине вы назначаете для этой задачи исполнителя Кто запустил процесс, которое в будущем будет автоматически заменено именем конкретного сотрудника, который запустит процесс.
Сроки выполнения задач из процесса зависят от даты запуска этого процесса, поэтому вы можете указать длительность задач в днях. Когда процесс будет запущен, срок выполнения каждой задачи рассчитывается как дата создания задачи + указанная длительность.
Вы можете добавить поля, которые исполнитель должен будет заполнить информацией, необходимой для выполнения процесса. Для этого выберите существующее поле, которое вы видите на экране, или нажмите на ссылку Создайте новое поле. Создавая новое поле, выберите его тип: Текст, Число, Дата, Длительность, Валюта, Сотрудник, Файл, чекбокс Да/Нет, Выпадающий список, Справочник. Вы также можете отметить любое поле как обязательное; это означает, что исполнитель не сможет завершить задачу, не заполнив это поле.
Когда первая задача уже добавлена, вы можете добавить следующие задачи, для этого перетащите новый блок из палитры слева либо наведите мышку на существующую задачу и выберите новый блок из появившегося меню. Вы также можете добавлять связи между задачами и устанавливать условия для этих связей. Также вы можете отредактировать свойства самого процесса, для этого зайдите в меню Настройка и запуск слева. Здесь вы можете выбрать, каким будет название процесса при запуске. По умолчанию все запущенные процессы имеют одно и то же название. Если вы хотите, чтобы у каждого запущенного процесса было собственное название, выберите вариант − существующее текстовое поле или комбинацию названия и текстового поля. Например, вы создаете процесс заказа визитной карточки, в него создаете текстовое поле Имя сотрудника, а затем выбираете комбинацию из имени процесса + поля Имя сотрудника. Название запущенного процесса будет выглядеть примерно так: «Заказать визитку Иван Иванов».
Вы можете указать, кто может запускать процесс. Для этого выберите один из вариантов:
- Только я − вариант по умолчанию. Используйте его, если только что создали новый процесс и до сих пор его редактируете, поэтому вы не хотите чтобы кто-то (кроме вас) запускал этот процесс. Когда вы завершите редактирование процесса и он будет полностью готов к запуску, то вам надо выбрать один из следующих вариантов:
- Все сотрудники − все сотрудники могут запустить ваш процесс, то есть вся ваша организация может его использовать.
- Этот процесс запускается по расписанию − вы можете настроить, в какие дни, недели, месяцы или годы этот процесс будет запускаться автоматически, без необходимости запускать его вручную.
Вы также можете добавлять наблюдателей - ваших коллег, которые будут видеть статус запущенных процессов.
Вы можете добавить ярлыки к процессу, тогда всем задачам, созданным из этого процесса, автоматически будут присвоены эти же ярлыки.
Запустив процесс, ваши коллеги смогут заполнять поля и выполнять задачи, но не смогут редактировать процесс (задачи внутри процесса или порядок их выполнения). Процесс может редактировать только сотрудник, который создал его. Для того, чтобы изменить ваш процесс, перейдите в меню Редактор процессов наверху и нажмите на название вашего процесса.