Как создать новый процесс
Зайдите в меню Редактор процесса наверху, нажмите на иконку Создать процесс слева и введите удобное вам название процесса. После этого откроется визуальный редактор процессов.
Теперь надо добавить в процесс первый шаг. Нажмите на блок Добавить первый шаг в середине экрана и введите обязательное название шага и другие дополнительные свойства, такие как исполнитель, длительность. Шаг будет сохранен автоматически.
Назначенным по умолчанию исполнителем для шагов является Кто запустил процесс, но можно выбрать другого сотрудника. Кто запустил процесс обозначает человека, который будет запускать процесс — то есть при выполнении процесса оно будет автоматически заменено именем конкретного сотрудника, который запустит процесс.
Сроки выполнения шагов процесса зависят от даты запуска этого процесса, поэтому вы можете указать длительность шага в днях. Когда процесс будет запущен, срок выполнения каждого шага рассчитывается как дата создания задачи + указанная длительность.
Вы можете добавить поля, которые исполнитель должен будет заполнить информацией, необходимой для выполнения процесса. Для этого выберите существующее поле, которое вы видите на экране, или нажмите на ссылку Создайте новое поле. Создавая новое поле, выберите его тип: Текст, Число, Дата, Длительность, Валюта, Сотрудник, Файл, чекбокс Да/Нет, Выпадающий список, Справочник. Вы также можете отметить любое поле как обязательное; это означает, что исполнитель не сможет выполнить шаг, не заполнив это поле.
Когда первый шаг уже добавлен, вы можете добавить следующие шаги, для этого перетащите новый блок из палитры слева либо наведите мышку на существующий шаг и выберите новый блок из появившегося меню. Вы также можете добавлять связи между шагами и устанавливать условия для этих связей. Также вы можете отредактировать свойства самого процесса, для этого зайдите в меню Настройки слева.
Вы можете указать, кто может запускать процесс. Для этого выберите один из вариантов:
- Только я − вариант по умолчанию. Используйте его, если только что создали новый процесс и до сих пор его редактируете, поэтому вы не хотите чтобы кто-то (кроме вас) запускал этот процесс. Когда вы завершите редактирование процесса и он будет полностью готов к запуску, то вам надо выбрать один из следующих вариантов:
- Все сотрудники − все сотрудники могут запустить ваш процесс, то есть вся ваша организация может его использовать.
- Этот процесс запускается по расписанию − вы можете настроить, в какие дни, недели, месяцы или годы этот процесс будет запускаться автоматически, без необходимости запускать его вручную.
- Этот процесс можно запустить, отправив письмо − ваши коллеги смогут отправить электронное письмо на специальный адрес, чтобы процесс запустился автоматически, подробнее смотрите Запуск процесса из письма
Вы также можете добавлять наблюдателей - ваших коллег, которые будут видеть статус запущенных процессов.
Вы можете добавить ярлыки к процессу, тогда всем шагам, созданным из этого процесса, автоматически будут присвоены эти же ярлыки.
Запустив процесс, ваши коллеги смогут заполнять поля и выполнять шаги, но не смогут редактировать процесс (шаги внутри процесса или порядок их выполнения). Процесс может редактировать только сотрудник, который создал его. Для того, чтобы изменить ваш процесс, перейдите в меню Редактор процессов наверху и нажмите на название вашего процесса.