Справочный центр

Как добавить новый процесс и создать схему процесса

Перейдите на закладку Редактор процессов в верхнем меню и нажмите кнопку Добавить новый процесс.

Заполните название процесса и укажите исполнителя. Также Вы можете заполнить описание процесса, добавить ярлыки (признаки для сортировки) и наблюдателей. Информация будет сохранена автоматически.

Можете добавить дополнительные поля, в которые ваши коллеги будут вносить нужную Вам информацию. Для этого нажмите Добавить поле и выберите тип - Текст, Число, Дата и время, Сотрудник и т. д. Также Вы можете отметить как обязательные те поля, без которых процесс не может быть выполнен.

Выберите, какое название будет у процессов, которые будут запускаться по вашей схеме. По умолчанию все запущенные процессы будут с одинаковым названием. Если же Вы хотите, чтобы запущенные процессы имели разные названия, то выберите другой вариант - любое существующее текстовое поле, либо комбинацию из названия и любого текстового поля. Например, Вы создаете схему процесса «Заказ визитки», в ней Вы создали текстовое поле Имя сотрудника, дальше выбрали комбинацию название + поле Имя сотрудника. После этого название запущенного процесса будет выглядеть например так «Заказ визитки Иван Иванов».

Чтобы добавить задачи в ваш процесс, нажмите кнопку Редактировать схему процесса - откроется графический редактор. Здесь Вы можете создавать новые задачи и добавлять связи между ними. Также можете задавать условия для этих связей.

Ваши коллеги не обязательно должны запускать процесс в самой программе, они также могут отправить письмо на специальный адрес и процесс запустится автоматически. Для этого при редактировании карточки процесса в внизу поставьте галочку Запускать процессы из писем и укажите email-адрес, при отправке письма на который должен запустится процесс. Также укажите текстовое поле, в которое будет сохраняться содержание письма.

Вы можете настроить видимость процесса - для себя, для своего подразделения либо для всей организации. Для этого при редактировании карточки процесса в левом верхнем углу нажмите на надпись с текущей видимостью (по умолчанию Видно мне), затем выберите в выпадающем списке один из вариантов:

  • Видно мне
  • Видно моему подразделению - процесс будет виден всем сотрудникам вашего подразделения. Теперь ваши коллеги могут просто запускать процессы по вашей схеме - попросите их перейти в меню Главное и нажать кнопку ►Процесс сверху списка, дальше нажать на названии вашего процесса.
  • Видно всем - если вы являетесь руководителем подразделения, то вы можете сделать процесс видимым для всей организации, тогда его будет видеть и сможет использовать вся организация.

Ваши коллеги смогут заполнять поля при запуске процесса, но не смогут поменять схему процесса - задачи внутри процесса и порядок их выполнения. Редактировать схему процесса может только тот, кто создал эту схему, а также его руководитель. Чтобы поменять созданную вами схему процесса, перейдите на закладку Редактор процессов в верхнем меню и нажмите на название вашего процесса.