Тимур и его «команда»

- Тимур и его «команда»
- 1. Четкая иерархия и последовательность согласований
- 2. Отражение реального бизнеса и легкая адаптация под новые условия
- 3. Прозрачность ответственности
- 4. Упорядочивание коммуникационных процессов
- 5. Отслеживание бизнес-процессов
5 причин для автоматизации бизнес-процессов
Автоматизация бизнес-процессов – это подход к ведению бизнеса, призванный избавлять компании от рутинных или вовсе ненужных этапов работы, упрощать и упорядочивать сложные операции. Проще говоря, это систематизация важнейших бизнес-процессов, с которой вам поможет Workflowsoft.
Тимур и его «команда»
Приведем небольшой пример, иллюстрирующий преимущества нашей системы.
Тимур устроился работать руководителем отдела маркетинга в крупную компанию, производящую двигатели. Ему не потребовалось много времени, чтобы понять, почему уволился его предшественник. Работа давалась ему очень тяжело, но не потому что не хватало знаний или компетенций, а порой из-за банального недопонимания между сотрудниками.
Тимур получил по почте сообщение от Екатерины, которая занималась email-рассылками. Она хотела согласовать новые шаблоны писем. Ему пришлось долго разбираться в цепочке переписок со множеством версий, правок, и предложений. На последней планерке Тиму пришлось выслушать массу недовольств от менеджеров по продажам, потому что в одну из рассылок попали старые цены, которые забыли обновить.
На совещании своего отдела он захотел узнать о прогрессе в продвижении сайта компании. Сотрудники недоуменно переглянулись. «Мы все еще ждем, когда Павел согласует бюджет», – сказал Сергей. «Но он уже согласовал его, разве ты не видел этого письма?», – ответила Екатерина. «Хорошо, но в любом случае нам еще нужно отредактировать рекламный макет», сказал Сергей. «А кто этим занимается?», – спросил Тимур и получил в ответ молчание.
Такая ситуация не редкость в компаниях, которые не уделяют должного внимания инструментам управления бизнес-процессами. На первый взгляд кажется, что нет ничего проще, чем просто делать свою работу. Но, как мы видим из примера, иногда возникают сбои коммуникации и ситуации, в которых никто не хочет брать ответственность на себя.
Чем же вам может помочь автоматизация бизнес-процессов?
1. Четкая иерархия и последовательность согласований
Схемы бизнес-процессов в Workflowsoft вы создаете самостоятельно, поэтому сами решаете, кого из организационной структуры компании назначать ответственным за тот или иной этап исполнения или утверждения. Не надо подключать руководителей, у которых очень мало времени, для согласования каждой стадии (если, конечно, они сами того не захотят), можно равномерно распределить нагрузку среди других компетентных сотрудников.
Например, если у руководителя отдела маркетинга есть требование, чтобы все финальные версии рекламных текстов вычитывал корректор и согласовывал маркетолог, он может настроить иерархию согласований в своем отделе и гарантировать, что каждый документ перед публикацией посмотрят все нужные люди.
Благодаря автоматизации бизнес-процессов руководитель может быть уверен в том, что все публикуемые материалы будут вычитаны и согласованы, даже если он лично не участвует в этом задании. Теперь ему не приходится ломать голову над хитросплетениями переписок, зачастую никак не связанных с данной задачей. Когда мы автоматизируем бизнес-процесс, запросы обрабатываются гораздо быстрее, причем у каждого сотрудника есть достаточно информации для того, чтобы с ходу разобраться в задаче. Никакого распутывания клубков сообщений в почте, никакого бесконечного поиска необходимых данных. Вся информация как на ладони в едином ресурсе.
2. Отражение реального бизнеса и легкая адаптация под новые условия
Каждый шаг работы обычно сопровождается разными условиями, и ранее все их нужно было держать в голове. Например, если макет отклонили, это значило, что нужно вернуться на несколько шагов назад к работе дизайнера, заново обсудить с ним детали и переделать все с учетом замечаний. Также надо было правильно выбрать, кого из дизайнеров на какую заявку назначить, так как буклеты лучше удаются Борису, а презентации – Денису.
Все эти условия Тимур отразил в шаблоне бизнес-процесса, что заняло у него около получаса при том, что он совершенно не связан с ИТ в своей деятельности. Теперь бизнес-процесс продвигает себя сам, автоматически выбирая этапы, которые нужно задействовать, в зависимости от условий поступившей заявки, и, возвращаясь назад, в случаях, если нужно внести изменения в работу. Данные функции есть только в системах управления процессами типа Workflowsoft.
Машины аккуратнее и педантичнее человека – это объективный факт. Эффективность ручного труда крайне низка. Автоматизация помогает сократить расходы, связанные с ошибками, вызванными неаккуратностью, невнимательностью, усталостью или даже хитростью сотрудников. Поздние платежи, запоздалое утверждение договоров и оплата товаров, которые никогда не были получены – это очень дорогостоящие ошибки. Автоматизация экономит много расходов на административную деятельность.
Вместо того, чтобы вручную пересылать сообщения электронной почты, в условиях, когда «сроки горят», можно установить автоматизированную систему Workflowsoft, которая гарантирует максимально четкую постановку задач и бесперебойную систему оповещений.
3. Прозрачность ответственности
В Workflowsoft вы назначаете ответственного для каждого этапа бизнес-процесса. Запустив процесс, все заявки, согласования, отклонения всегда привязываются к конкретным сотрудникам, которые отвечают за вверенные ему области действий. Такой уровень прозрачности информации повышает степень ответственности всех участников.
Как результат, применение в вашем бизнесе средств автоматизации позволит понять, на какие задачи уходит больше всего времени, или на каком этапе задача «зависает» чаще всего.
Теперь уже не нужно в панике задаваться вопросом «Кто за что отвечает?». Все зафиксировано системой, сотрудники оповещены об этом, и, когда задача завершится, будут четко видны результаты. Система управления бизнес-процессами Workflowsoft предоставляет вам возможность принимать обоснованные решения в будущем, о том, как преодолевать затруднения, оптимизировать работу и равномерно распределять нагрузки.
4. Упорядочивание коммуникационных процессов
Электронная почта, заметки, диалоги – безусловно важные инструменты, но для организованной совместной работы они не годятся. Раньше сотрудники получали уведомления о работе в устной форме или по почте, поэтому они часто забывали о своих задачах и работа тормозилась. Теперь автоматизация бизнес-процессов предоставляет возможность сосредоточиться на каждом конкретном этапе, упрощая всю процедуру в целом. Workflowsoft предоставляет наглядную информационную панель, на которой можно увидеть все ваши заявки, отчеты, статистику. Каждому этапу процесса соответствует своя цепочка сообщений, благодаря чему вся переписка хранится на одном ресурсе.
Это означает, что общение теперь не зависит от сообщений электронной почты. Важная информация не затеряется, и никто не забудет о главных задачах.
5. Отслеживание бизнес-процессов
Система автоматизации не только предоставляет вам возможность отслеживать статус каждой конкретной задачи, но и иметь представление обо всей рабочей ситуации в целом. Представьте себе, чего бы вы могли добиться, проанализировав данные, собранные такой системой автоматизации? Можно отслеживать, сколько запросов пришло, сколько было подтверждено, сколько было отклонено, сколько времени ушло на каждую задачу, на что потребовалось больше всего времени, какие сотрудники выполняют работу быстро и качественно, а какие задерживают сроки и не справляются со своими обязанностями и т.д.
Руководитель может сразу скачать автоматически сформированный отчет, который покажет статус каждой задачи и этапы согласования. И вместо того, чтобы искать, кто прав, а кто виноват, посвятить время отладке бизнес-процесса и обсуждению новых стратегий.
Автоматизация бизнес-процессов увеличивает эффективность бизнеса и упрощает жизни людей. Организации, которые внедряли подобные решения, сократили расходы, снизили временные издержки и предоставили своим сотрудникам возможность решать более интеллектуальные задачи. Рутинной работой занимаются машины – и благодаря им она выполняется без ошибок, становится менее «инертной». Бизнес-процесс подталкивает сам себя, руководителю не нужно вытягивать из сотрудников результаты.
Чтобы убедится в этом зарегистрируйтсь на сайте Workflowsoft прямо сейчас!