softline
+7(495) 232-0023
8 (800) 232-0023
Блог

Тимур и его «команда»

Тимур и его «команда»
Содержание

5 причин для автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов – это подход к ведению бизнеса, призванный избавлять компании от рутинных или вовсе ненужных этапов работы, упрощать и упорядочивать сложные операции. Проще говоря, это систематизация важнейших бизнес-процессов, с которой вам поможет Workflowsoft.

Тимур и его «команда»

Приведем небольшой пример, иллюстрирующий преимущества нашей системы.

Тимур устроился работать руководителем отдела маркетинга в крупную компанию, производящую двигатели. Ему не потребовалось много времени, чтобы понять, почему уволился его предшественник. Работа давалась ему очень тяжело, но не потому что не хватало знаний или компетенций, а порой из-за банального недопонимания между сотрудниками.

Тимур получил по почте сообщение от Екатерины, которая занималась email-рассылками. Она хотела согласовать новые шаблоны писем. Ему пришлось долго разбираться в цепочке переписок со множеством версий, правок, и предложений. На последней планерке Тиму пришлось выслушать массу недовольств от менеджеров по продажам, потому что в одну из рассылок попали старые цены, которые забыли обновить.

На совещании своего отдела он захотел узнать о прогрессе в продвижении сайта компании. Сотрудники недоуменно переглянулись. «Мы все еще ждем, когда Павел согласует бюджет», – сказал Сергей. «Но он уже согласовал его, разве ты не видел этого письма?», – ответила Екатерина. «Хорошо, но в любом случае нам еще нужно отредактировать рекламный макет», сказал Сергей. «А кто этим занимается?», – спросил Тимур и получил в ответ молчание.

Такая ситуация не редкость в компаниях, которые не уделяют должного внимания инструментам управления бизнес-процессами. На первый взгляд кажется, что нет ничего проще, чем просто делать свою работу. Но, как мы видим из примера, иногда возникают сбои коммуникации и ситуации, в которых никто не хочет брать ответственность на себя.

Чем же вам может помочь автоматизация бизнес-процессов?

1. Четкая иерархия и последовательность согласований

Схемы бизнес-процессов в Workflowsoft вы создаете самостоятельно, поэтому сами решаете, кого из организационной структуры компании назначать ответственным за тот или иной этап исполнения или утверждения. Не надо подключать руководителей, у которых очень мало времени, для согласования каждой стадии (если, конечно, они сами того не захотят), можно равномерно распределить нагрузку среди других компетентных сотрудников.

Например, если у руководителя отдела маркетинга есть требование, чтобы все финальные версии рекламных текстов вычитывал корректор и согласовывал маркетолог, он может настроить иерархию согласований в своем отделе и гарантировать, что каждый документ перед публикацией посмотрят все нужные люди.

Благодаря автоматизации бизнес-процессов руководитель может быть уверен в том, что все публикуемые материалы будут вычитаны и согласованы, даже если он лично не участвует в этом задании. Теперь ему не приходится ломать голову над хитросплетениями переписок, зачастую никак не связанных с данной задачей. Когда мы автоматизируем бизнес-процесс, запросы обрабатываются гораздо быстрее, причем у каждого сотрудника есть достаточно информации для того, чтобы с ходу разобраться в задаче. Никакого распутывания клубков сообщений в почте, никакого бесконечного поиска необходимых данных. Вся информация как на ладони в едином ресурсе.

2. Отражение реального бизнеса и легкая адаптация под новые условия

Каждый шаг работы обычно сопровождается разными условиями, и ранее все их нужно было держать в голове. Например, если макет отклонили, это значило, что нужно вернуться на несколько шагов назад к работе дизайнера, заново обсудить с ним детали и переделать все с учетом замечаний. Также надо было правильно выбрать, кого из дизайнеров на какую заявку назначить, так как буклеты лучше удаются Борису, а презентации – Денису.

Все эти условия Тимур отразил в шаблоне бизнес-процесса, что заняло у него около получаса при том, что он совершенно не связан с ИТ в своей деятельности. Теперь бизнес-процесс продвигает себя сам, автоматически выбирая этапы, которые нужно задействовать, в зависимости от условий поступившей заявки, и, возвращаясь назад, в случаях, если нужно внести изменения в работу. Данные функции есть только в системах управления процессами типа Workflowsoft.

Машины аккуратнее и педантичнее человека – это объективный факт. Эффективность ручного труда крайне низка. Автоматизация помогает сократить расходы, связанные с ошибками, вызванными неаккуратностью, невнимательностью, усталостью или даже хитростью сотрудников. Поздние платежи, запоздалое утверждение договоров и оплата товаров, которые никогда не были получены – это очень дорогостоящие ошибки. Автоматизация экономит много расходов на административную деятельность.

Вместо того, чтобы вручную пересылать сообщения электронной почты, в условиях, когда «сроки горят», можно установить автоматизированную систему Workflowsoft, которая гарантирует максимально четкую постановку задач и бесперебойную систему оповещений.

3. Прозрачность ответственности

В Workflowsoft вы назначаете ответственного для каждого этапа бизнес-процесса. Запустив процесс, все заявки, согласования, отклонения всегда привязываются к конкретным сотрудникам, которые отвечают за вверенные ему области действий. Такой уровень прозрачности информации повышает степень ответственности всех участников.

Как результат, применение в вашем бизнесе средств автоматизации позволит понять, на какие задачи уходит больше всего времени, или на каком этапе задача «зависает» чаще всего.

Теперь уже не нужно в панике задаваться вопросом «Кто за что отвечает?». Все зафиксировано системой, сотрудники оповещены об этом, и, когда задача завершится, будут четко видны результаты. Система управления бизнес-процессами Workflowsoft предоставляет вам возможность принимать обоснованные решения в будущем, о том, как преодолевать затруднения, оптимизировать работу и равномерно распределять нагрузки.

4. Упорядочивание коммуникационных процессов

Электронная почта, заметки, диалоги – безусловно важные инструменты, но для организованной совместной работы они не годятся. Раньше сотрудники получали уведомления о работе в устной форме или по почте, поэтому они часто забывали о своих задачах и работа тормозилась. Теперь автоматизация бизнес-процессов предоставляет возможность сосредоточиться на каждом конкретном этапе, упрощая всю процедуру в целом. Workflowsoft предоставляет наглядную информационную панель, на которой можно увидеть все ваши заявки, отчеты, статистику. Каждому этапу процесса соответствует своя цепочка сообщений, благодаря чему вся переписка хранится на одном ресурсе.

Это означает, что общение теперь не зависит от сообщений электронной почты. Важная информация не затеряется, и никто не забудет о главных задачах.

5. Отслеживание бизнес-процессов

Система автоматизации не только предоставляет вам возможность отслеживать статус каждой конкретной задачи, но и иметь представление обо всей рабочей ситуации в целом. Представьте себе, чего бы вы могли добиться, проанализировав данные, собранные такой системой автоматизации? Можно отслеживать, сколько запросов пришло, сколько было подтверждено, сколько было отклонено, сколько времени ушло на каждую задачу, на что потребовалось больше всего времени, какие сотрудники выполняют работу быстро и качественно, а какие задерживают сроки и не справляются со своими обязанностями и т.д.

Руководитель может сразу скачать автоматически сформированный отчет, который покажет статус каждой задачи и этапы согласования. И вместо того, чтобы искать, кто прав, а кто виноват, посвятить время отладке бизнес-процесса и обсуждению новых стратегий.

Автоматизация бизнес-процессов увеличивает эффективность бизнеса и упрощает жизни людей. Организации, которые внедряли подобные решения, сократили расходы, снизили временные издержки и предоставили своим сотрудникам возможность решать более интеллектуальные задачи. Рутинной работой занимаются машины – и благодаря им она выполняется без ошибок, становится менее «инертной». Бизнес-процесс подталкивает сам себя, руководителю не нужно вытягивать из сотрудников результаты.

Чтобы убедится в этом зарегистрируйтсь на сайте Workflowsoft прямо сейчас!

Читайте также:

Дома, как в офисе

Многие профессии позволяют сотрудником работать удаленно полностью или частично, и опытные в этом отношении специалисты с уверенностью утверждают: не важно где и когда, важно каким образом, с какими инструментами.

Успех для начинающих

Исследование издания Inc. и агенства РВК, проведенное в начале 2019 г., показало, что со стороны инвесторов из Европы и США внимание к стартапам из России недостаточно велико. Вливания в индустрию стартапов идут преимущественно от российских корпораций и корпоративных венчурных фондов.

Интеллектуальная медицина и автоматизация

По всему миру искусственный интеллект широко применяется в сфере медицины в государственных и частных клиниках: он, конечно, не может самостоятельно осмотреть пациента или поставить верный диагноз, но он умеет виртуозно анализировать, быстро обрабатывать большие объемы диагностических данных, например, медицинских изображений.

Больше сил на бизнес!

Продуктивно работает тот, у кого много энергии. Если есть силы, вы можете направить их на то, чтобы сосредоточиться, не отвлекаться, быстро соображать – и в результате получить удовольствие от труда.

Трансформация и мобильность

Количество мобильных девайсов в нашей жизни уже не увеличивается такими темпами, как 5-10 лет назад, когда сначала у тебя один телефон, потом - три смартфона для разных целей; потом уже не один, а парочка планшетов; умные часы, карманный принтер, и это мы еще не принимаем в расчет ноутбук – он, конечно, есть как данность.

Просто информация или цифровой актив?

Цифровая трансформация, которую претерпят абсолютно все компании, желающие выжить в цифровую эпоху, - общемировой тренд и метод получения новой прибыли. С целью повышения эффективности и сокращения расходов меняются как внешние, так и внутренние бизнес-процессы.

Больше «умного» производства

Роботизированное производство встречается не только на европейских заводах по производству электродеталей, автомобилей, пива и многого другого. Российские роботы научились делать мясные деликатесы, и у них это получается так ловко, что надобность в помощи людей почти отпала!

Молодой и ценный

Правильно подобранная команда дает бизнесу огромные перспективы. Рынок труда кипит, не переставая: компании ищут сотрудников, люди ищут работу. И, как обычно, лучшее расхватывают быстрее всего, а лучших – активно переманивают.

Горячая праздничная пора

Бизнес – это непрерывный процесс, в отличие от наемной работы, которая для большинства людей организована циклично: пять рабочих, два выходных. А еще случаются перерывы на праздники. Россия – одна из стран-лидеров по числу праздничных дней в году.

В новую эпоху - с новыми навыками

Развитие технологий диктует новые требования к компетенциям и профессиям, причем как к управленческим, так и линейным. В профессиональном плане выполнить эти требования иногда значит стать другим человеком.

Выход на посадку: цифровизация аэропортов

Аэропорты Парижа, Атланты и Франкфурта напоминают футуристические города. Посетить их – это уже путешествие. Кажется, здесь можно жить неделю и не соскучиться.

Твой автомобиль следит за тобой!

Автомобильная промышленность – это отрасль, исторически позиционирующая себя как модную, прогрессивную и, разумеется, технологичную во всех отношениях.

Вот это прибыль!

Издание Inc. подготовило отчет о том, в каких бизнес-областях американские компании заработали больше всего денег в 2017 году, и составило любопытный рейтинг.

Автоматизация – путь в ТОПы

По результатам опроса Всероссийского центра изучения общественного мнения (ВЦИОМ) оказалось, что подавляющее большинство россиян (94%), конечно, знакомо с термином «топ-менеджер», но только половина опрошенных знает, что же это слово означает.

Собирать, хранить и просвещать

Библиотеки изо всех сил борются с репутацией старомодного пыльного пристанища для интровертов, безропотно подчиняющихся трем важнейшим библиотечным законам: не шуметь, не мять страницы и не подходить к каталогу формуляров без уважительной причины.

Знаю и умею: компьютерное образование длиною в жизнь

Госпрограмма «Цифровая экономика», по мнению ее создателей, уже в обозримом будущем поспособствует вхождению России в число крупнейших экономик мира. Чем больше цифровых технологий появится в экономике и социальной сфере, тем выше будет качество жизни граждан.

Едем в будущее: автоматизация на транспорте

Налаженная транспортная инфраструктура колоссально влияет на качество жизни, особенно в крупных городах. Одно дело бояться «сунуться» в метро в час пик и поэтому приезжать на работу в шесть утра на собственных «колесах», старательно избегая пробок, и совсем другое – в любое время дня и ночи спокойно выбирать тот вид транспорта, который больше подходит по ситуации и совершенно не волноваться насчет опоздания куда бы то ни было.

Пережить чувства клиента – и транформировать бизнес

Всем известно, как важно руководителям компаний и всем сотрудникам понимать своих клиентов. Это означает не просто знать потребности, но и испытывать настоящую эмпатию. Исследования показывают, что люди, которые понимают и заботятся о тех, кого обслуживают, умеют решать рабочие задачи более креативно и в целом предоставлять лучший сервис.

Прекрасное далёко, или как изменятся города

Как будут выглядеть города будущего? Насколько изменится окружающая человека обстановка? Давайте не просто помечтаем, а прикинем реальные шансы вскорости увидеть технологические чудеса на улицах даже небольших населенных пунктов – тем более, что разработки идут полным ходом.

Где рождается командный дух?

Сокращение издержек – задача большинства руководителей. Оптимизация расходов на внутренние нужды остается одной из самых актуальных тем, обсуждаемых средним и высшим менеджментом. На чем сэкономить, подсказывают американские специалисты по HR: на тимбилдингах!

Веселые старты

Время бежит быстро: десять лет назад, вроде только вчера, – но все же уже в далеком 2008 году – слово «стартап» было у всех на слуху. Работать в стартапе, начать свой стартап, продать стартап – все это звучало так… круто, перспективно, здорово, умно. А что там со стартапами сегодня?

Три важных факта о влиянии автоматизации на ваших сотрудников

Вовлеченность и радость от работы не зависят напрямую от дохода или должности, так что уборщица может быть счастливее, чем директор департамента – ей остается только искреннее позавидовать.

Успевать больше и помнить о главном

Офисная работа полна сумасшедших дней, когда вы очень заняты и завалены «срочняками», но под вечер понимаете, что по-настоящему важных и стоящих вещей так и не сделали. Недавние исследования, целью которых было понять отношение специалистов к дедлайнам, показало, что понятие срочности затмевает для людей понятие большей отдачи.

Игры в бизнесе – это серьезно

Вы любите игры? Настольные, компьютерные, спортивные, командные на эрудицию – общество давно перестало воспринимать игры как занятие для детей. Взрослые так любят играть, что с удовольствием делают это в том числе и на работе, причем с пользой для дела.

Птица вольная: как технологии дарят свободу

Работать удобно, не привязываясь ни к офису, ни к девайсам – что может быть лучше? Не все специалисты любят и могут изо дня в день ходить на работу, но это вовсе не значит, что они проигрываю по эффективности остальным. Наоборот. Новые бизнес-модели в открытую декларируют: неважно, где вы и когда вы.

Доверие = прибыль

Клиенты возвращаются вновь и вновь, дают положительные рекомендации и проявляют всестороннюю лояльность. Как вам это удается? Возможно, люди безоговорочно довольны качеством предоставляемых вашей компанией продуктов или услуг – ну просто ни одного нарекания!

Цифровая трансформация начинается с малого

Цифровая трансформация – глобальный процесс, важность которого очевидна для всех: он меняет потребительские модели, рынки, запросы клиентов, «разворачивает» бизнес-стратегии на 180°. Прогресс диджитализации неравномерен в различных отраслях и регионах: считается, что впереди планеты всей идут банки, телеком и ритейл.

Хорошо ли я работаю

Конечно, лучше успеть больше! Но будут ли все десять сделаны хорошо – это вопрос. В погоне за количественными показателями страдают качественные. Стоп. Хорошая новость состоит в том, что на самом деле это не так! Повышение продуктивности вовсе не ведет к ощутимому снижению качества, зато помогает достигнуть главного и в бизнесе

Умные нашлись

Квалифицированный штат — большая ценность для компании; поэтому многочисленные сотрудники корпоративных университетов, эйчары и эдюкейшн-менеджеры, разрабатывают для коллег очные курсы и тренинги, предлагают адаптивное и дистанционное обучение, формируют стратегический кадровый резерв.

Работать в отпуске – и без жертв

28 законных дней отпуска ежегодно полагается отгулять каждому официально трудоустроенному гражданину. Но в последние годы нормой стала непрерывная работа откуда угодно. Когда весь мир – офис, норма ли это, или вынужденная необходимость?

Пробный мяч – тестовое задание

Поиск и найм новых сотрудников – процесс, который в тесной связке совместно реализуют эйчар-менеджер и заинтересованный руководитель. В крупных компаниях на то, чтобы успешно закрыть вакансию опытного высококвалифицированного специалиста, иногда требуется от трех до шести месяцев минимум.

Огнеопасно! Или несколько слов о профессиональном выгорании

Ни одна организация не хочет, чтобы ее сотрудники «выгорали». И все же, согласно новым исследованиям, усилия компаний по предотвращению длительного стресса среди работников, не оправдывают ожиданий. Знакома ли эта проблема вам как руководителю и специалисту?

Меньше рутины – меньше затрат

Наверняка для вашей компании cost reduction - первоочередная задача, как и для многих других. По мнению аналитиков Deloitte, 50% организаций стремятся к сокращению затрат для того, чтобы делать инвестиции в рост, 65% рассматривают это, скорее, как залог успешной конкурентной борьбы.

Машины справедливее людей

Исследования, посвященные эффективности алгоритмического принятия решений, проводятся уже не одно десятилетие. И до сих пор все работы приходят к на удивление схожим выводам: алгоритмы менее предвзяты и более точны, чем люди, которых они заменяют.

Здоровая атмосфера и демократичное управление

Каждому талантливому сотруднику важно уметь предложить подходящую именно ему мотивацию - как денежную, так и нематериальную. Это дело руководителя. Но постоянно мотивировать денежно и поощрять получается, к сожалению, далеко не всегда.

Автоматизация. Порядок. Прибыль

Оценивая прибыльность компаний, руководители сравнивают два показателя: объем затрат на производство и количество полученных чистых денег. Но даже если прибыль растет, это, к сожалению, еще не значит, что предприятие эффективно.

Где работа кипит

Один из крупных международных ИТ-интеграторов с головным офисом в России является пользователем Workflowsoft. Компания поделилась с нами важной информацией: какие автоматизированные процессы используются коллегами чаще всего. Мы отобрали четыре «лидера».

Тимур и его «команда»

Автоматизация бизнес-процессов – это подход к ведению бизнеса, призванный избавлять компании от рутинных или вовсе ненужных этапов работы, упрощать и упорядочивать сложные операции. Проще говоря, это систематизация важнейших бизнес-процессов, с которой вам поможет Workflowsoft.

Автоматизация для новичков

Как вы думаете, достаточно ли автоматизированы бизнес-процессы в вашей компании? Можете ли вы сказать, что работа ваших офисов отлажена как часы и протекает без проблем независимо от их месторасположения? Или все дела вашей организации до сих пор строятся на бесконечной переписке в электронной почте?

Workflowsoft ускорит бизнес

Основав собственный стартап, Иван всегда «отвечал за все», в том числе — за бухгалтерию и финансы. К тому же, он занимался поиском людей в команду и их последующим наймом на работу. По мере роста компании Иван стал понимать, что ему все сложнее контролировать выполнение дел и ход множества процессов.

Бизнес-процесс построен

Когда вы рисуете схему бизнес-процесса – вы визуализируете его полностью, используя квадратики, стрелочки и другие символы, чтобы обозначать этапы процесса и действия участников. Это помогает представить сложные процессы в виде простых для понимания и наглядных диаграмм.

Правильное согласование документов

Согласование документов уже не подразумевает обязательное распечатывание на бумаге и проставление подписей. Конечно, эти процедуры еще не отменены совсем, но огромное количество деловых соглашений, заявок и многих других электронных документов согласуется по электронной почте.

Workflowsoft оповещает

Как и в любой системе управления процессами (и вообще в любой системе для совместной работы), участники должны получать оповещения о касающихся их событиях. Исполнитель заявки должен получить уведомление, что какую работу ему надо выполнить, а создатель заявки должен узнать, что заявка выполнена.

Ваша компания в системе Workflowsoft

Пожалуй, самое первое, что вам предстоит сделать в Workflowsoft, как и в любой другой системе управления процессами, это завести пользователей, которые будут в процессах участвовать. И, конечно, воспроизвести всю структуру организации, со всеми отделами и руководителями.
Загрузить еще