Бизнес-процесс построен

- Как схемы бизнес-процессов повышают эффективность работы
- Почему составление схемы повышает эффективность?
- Какие еще преимущества?
- Сомневаетесь? Рисуйте схему!
Как схемы бизнес-процессов повышают эффективность работы
Когда вы рисуете схему бизнес-процесса – вы визуализируете его полностью, используя квадратики, стрелочки и другие символы, чтобы обозначать этапы процесса и действия участников. Это помогает представить сложные процессы в виде простых для понимания и наглядных диаграмм. Именно построение таких схем лежит в основе в Workflowsoft – онлайн системы управления бизнес-процессами.
Почему составление схемы повышает эффективность?
Глаз воспринимает графику гораздо быстрее, чем текст — как доказано экспериментально, в тысячи быстрее. Именно поэтому наглядные схемы, иллюстрирующие процессы и объясняющие сферы ответственности, задачи, сроки, последовательность действий, приносят отличные результаты. Создание схем делает всю работу гораздо более прозрачной для всех участников.
Схему бизнес-процесса можно сравнить с составлением дороги на плане местности перед походом. Если вы полагаетесь только на слова знакомых туристов или на содержание статьи в интернете, велика вероятность, что вы потеряетесь. Вам будет сложно увидеть общую картину и понять, куда двигаться, если у вас нет плана. В хорошем плане будет предусмотрен оптимальная дорога, альтернативная дорога, ориентиры.
С схемами бизнес-процессов все обстоит так же: они предоставляют общий обзор процесса, помогая понять, что идет сначала, а что потом и от чего это зависит.
Какие еще преимущества?
Создавая схемы процессов в Workflowsoft, вы воспроизводите путь выполнения процесса и предоставляете всем участникам согласованное понимание того, какие предъявляются требования, какие ресурсы есть, и какова конечная цель. Какие еще преимущества?
Возможность увидеть нестыковки, а не только чувствовать их
Без построения схем возникает ощущение борьбы с проблемами, о существовании которых вы не знаете. Но если нарисовать процесс, зафиксировав его этапы, станет понятно, где следует искать проблемы.
Проверка на избыточность
Схемы процессов помогают выявить и устранить случаи непродуктивной траты ресурсов. Дополнительная работа и лишние препятствия могут быть неочевидны до того момента, пока вы не увидите картину в целом.
Повышение прозрачности
Построение схем процессов помогает создать схематичный план с именами или ролями участников на каждом этапе. Это повышает прозрачность: становится понятно, кто и что должен делать на каком этапе процесса.
Обнаружение оптимальных схем
Создав схему процесса, вы сможете увидеть пути, которые быстрее приводят к цели, а также слишком длинные пути. Если вы думаете, что путь Б более эффективен для достижения цели, чем путь А, нарисованная схема поможет в этом убедиться.
Кроме того, схемы процессов полезны для того, чтобы обучать новых сотрудников работе с существующими процессами, определять наилучшие практики, моделировать процессы, повышать эффективность взаимодействия и обеспечивать нормативно-правовое соответствие.
Сомневаетесь? Рисуйте схему!
Создание схемы обычно не является сложным. Иногда, для того, чтобы внести ясность в процессы, достаточно доски и маркера. Или салфетки.
Но любую схему с доски или салфетки рано или поздно надо оцифровать. На самом деле, вы сразу можете начать создавать схему в Workflowsoft, без доски, маркера или салфетки. Так как графический редактор процессов Workflowsoft простой и интуитивный, то вам не потребуется рисовать что-то предварительно на бумаге.
После того, как схема была построена, вы сможете не только разглядывать ее в виде блоков и стрелочек, но и запустить процесс – и он заработает! В Workflowsoft, один раз создав схему того или иного бизнес-процесса (например, обработки заявок или согласования договоров), вы сможете запускать его снова и снова и отслеживать выполнение.