Где работа кипит
Один из крупных международных ИТ-интеграторов с головным офисом в России является пользователем Workflowsoft. Компания поделилась с нами важной информацией: какие автоматизированные процессы используются коллегами чаще всего. Мы отобрали четыре «лидера».
«Золотая» коллекция
С большим отрывом от прочих на первом месте оказался сервис согласования договоров. За три года – почти 30000 созданных и обработанных заявок. Его догоняет «Сервис оценок», где сотрудники проставляют баллы исполнителям для формирования показателей их KPI.
Почетное третье место у сервиса оформления командировок: за три года – более 23 тысяч закрытых задач. С небольшой разницей (почти 21000 заявок) расположился сервис по предоставлению документов из финансового и кадрового управлений.
На этом список лидеров заканчивается: ко всем остальным автоматизированным процессам люди обращаются в 2-4 раза реже. Так, сервис благодарностей набрал за рассматриваемый период 12000 обращений, оформления пропусков для клиентов – 8700, а организации рабочих мест – 6500.
Наши рекомендации
Автоматизировать процессы, которые используются чаще всего, - необходимо. При этом опыт многих компаний свидетельствует о том, что таких процессов немного, иногда меньше 10.
Важно понимать, что автоматизация процесса - это не одноразовое действие: организация растет и меняется, а вместе с ней меняется и структура ее процессов. Приходит время обновлять их автоматизацию.
Так что не имеет смысла автоматизировать полностью все процессы компании (которых могут быть сотни), чтобы впоследствии не «увязнуть» в их обновлении.
Автоматизация и обновление процесса, который используется раз в год, экономически неэффективна и отнимает больше времени, чем выполнение этого процесса вручную без автоматизации.
Поэтому мы рекомендуем для начала собрать статистику, подобную вышеприведенной. Когда видна вся картина целиком, можно начинать автоматизировать самые популярные процессы - это точно окупится и быстро принесет заметную пользу, которую почувствуют все сотрудники вашей компании.