Правильное согласование документов

- Согласовано!
- Огромный объем, в котором легко потеряться
- Каков статус согласования?
- Данных недостаточно
- Существует ли лучшее решение для согласований?
- Можно ли настроить оповещения в Workflowsoft?
Согласовано!
Согласование документов уже не подразумевает обязательное распечатывание на бумаге и проставление подписей. Конечно, эти процедуры еще не отменены совсем, но огромное количество деловых соглашений, заявок и многих других электронных документов согласуется по электронной почте. Иногда достаточно написать ответное письмо со словом «Согласовано» — и готово, официальное утверждение получено. Во многих странах электронные сообщения приравниваются к полноценным деловым документам, что закреплено на законодательном уровне.
Электронная почта — отличный инструмент, которым пользуется и бизнес, и частные лица — как без нее? За последние 20 лет электронные письма стали стандартным методом общения как с получателями, сидящими рядом с вами в кабинете, так и с людьми, находящимися на противоположном краю земли.
Долгое время электронная почта казалась отличной альтернативой согласованию «на бумаге», но и ее идеальной назвать нельзя. Проблемы, которые появились вокруг согласований по е-мейлу, наверняка знакомы и вам.
Огромный объем, в котором легко потеряться
В среднем бизнес-пользователь получает около ста писем в день; это много. А что делать, если их количество исчисляется не одной сотней, а несколькими, и среди них нельзя пропустить что-то особенно важное? Правильно — проверять электронный ящик каждые 10 минут. Ситуация настолько печальна, что люди открывают электронную почту за завтраком и обедом, перед сном, за рулем. Это тревожная привычка, которую многие даже переводят в разряд вредных. Получая тонны информации, требующей обработки, сотрудники тратят до половины своего рабочего дня, просто проверяя сообщения.
Руководители жалуются на то, что согласование документов посредством электронной почты затрудняется в огромном потоке других писем. Документ, требующий немедленного утверждения, может ждать своей очереди довольно долго или потеряться, и даже грамотная сортировка по папкам или отметки флажками помогают не всегда. Поиск по корреспонденции отнимает массу времени.
Каков статус согласования?
Отправка документа на согласование электронным письмом напоминает сдачу багажа перед полетом: вы ставите чемодан на ленту, к нему прикрепляют бирку, и вот он движется по конвейеру, а вы надеетесь, что вещи достигнут верного места назначения. Однако нет способа проверить, где чемодан находится в тот или иной момент.
Особенно неудобно проводить многоступенчатое согласование. Вообразим ситуацию: вы отправляете по электронной почте договор купли-продажи, который в тот же день одобряется вашим руководителем. Но поскольку идет речь о большой сумме денег, директор по продажам также должен его одобрить. Предположим, что он на конференции, и не проверяет электронную почту до следующего дня. К тому времени, когда вы, наконец, получите одобрение, вы, возможно, уже потеряете сделку.
Если ответ долго не приходит, что мы делаем? Позвонить не всегда допустимо, поэтому мы пишем еще одно письмо!
Если согласование откладываются, бизнес-процессы тормозятся, а напряженность возрастает, потому что нет эффективного способа отслеживать ход каждого индивидуального запроса.
Данных недостаточно
«Можем ли встретиться в четверг?» — это однострочное письмо, отправленное руководителю. Рассчитывать на ответ вряд ли стоит. Какой четверг? Где планируется встреча? Что будет предметом обсуждения? Просьба не будет согласована, потому что она просто непонятна, а времени на уточняющие вопросы у руководителей просто нет.
Начиная писать электронное письмо, мы видим перед собой пустой лист. В нем нет необходимых полей или напоминаний о том, что вам нужно заполнить. К тому же, часто случается, что документ для подтверждения должен быть отправлен обратно и переделан, потому что инициатор забыл включить некоторые важные детали. Это отнимает время инициатора, согласующего и всех остальных коллег, которые должны будут сделать свою работу позже.
Существует ли лучшее решение для согласований?
Обратите внимание на систему Workflowsoft, позволяющую создавать автоматизированные процессы и управлять ими. Для того, чтобы проверить свои заявки на согласование, вам нужно просто открыть список: вы увидите и их, и статус по каждой - ничего не потеряется.
Процессы, связанные с согласованием, могут иметь практически неограниченное количество решений (например, «согласовано - не согласовано - вернуть - перенести - отменить...»), и выбор одного из них автоматически включает свое собственное продолжение. Это может быть в том числе и возврат к исходной точке.
Заполняя заявку на согласование, сотрудники впишут уточняющую информацию в обязательные поля. Это огромная помощь тем, кто будет собственно согласовывать. Люди быстрее поймут, что именно от них требуется.
Вернемся к нашему примеру с многоступенчатым согласованием у руководителя и директора по продажам. Что, если они оба не в офисе? Workflowsoft работает на любом мобильном устройстве, при этом согласующим лицам через смартфон или планшет доступны все те же функции, что и на экране обычного компьютера.
Дополнительно в мобильных приложениях есть онлайн-оповещения по задачам. Решение можно дать быстро, где бы человек ни находился. Коллеги не только узнают о том, что новый процесс инициирован, но и оперативно к нему подключатся.
Можно ли настроить оповещения в Workflowsoft?
Конечно, причем здесь может быть несколько опций. Пожалуй, самое очевидное и удобное – читать их онлайн в Ленте оповещений. Уведомления из-за каждого изменения в процессе вам могут не понадобиться. Минимизируйте их — настройте, чтобы вам приходили только нужные из более чем 20 типов оповещений, например, если надо выполнить или проверить задачу; если изменился статус задачи (назначена, завершена, отменена, просрочена, удалена) или срок ее исполнения; если добавился или изменился комментарий и т.п.
Второй вариант — онлайн-оповещения в браузере. Вы увидите их, независимо, открыт у вас Workflowsoft или нет. Если вы в данную минуту работаете в другом приложении в браузере, то увидите всплывающие сообщения, даже не переключаясь на Workflowsoft.
Третий вариант — оповещения по электронной почте. Это, наверное, самый архаичный и неудобный способ получать оповещения. Мы рекомендуем пользоваться онлайн Лентой сообщений – это намного удобнее и быстрее в повседневной работе.