Ваша компания в системе Workflowsoft
Сотрудники и отделы
Пожалуй, самое первое, что вам предстоит сделать в Workflowsoft, как и в любой другой системе управления процессами, это завести пользователей, которые будут в процессах участвовать. И, конечно, воспроизвести всю структуру организации, со всеми отделами и руководителями.
Все действительно очень просто: идем в Настройки, выбираем вкладку Сотрудники – здесь можно создать Сотрудника, а можно – Внешнего участника.
Как понятно из названия, внешние участники – это фрилансеры или сотрудники других организаций, готовые взаимодействовать с вами через Workflowsoft. У них в системе самая ограниченная видимость, и они могут обращаться только к задачам, которые им назначены, не видят списка сотрудников и оргструктуры. Это удобно – внешних участников мы сразу регистрируем как внешних, и они точно не увидят информацию, которая им не положена, больше ничего делать не надо.
Итак, создаем сотрудника, заполняем несколько обязательных полей – и готово, сотрудник создан.
Теперь создаем подразделения (так это называется в системе, а называть их можно как угодно - отделы, департаменты и т.д.), для этого идем на вкладку Структура – вы увидите надпись «В структуре организации нет ни одного подразделения», нажмите кнопку Изменение и затем кнопку Создать подразделение, сейчас вы создадите подразделение самого верхнего уровня, разумно назвать его названием вашей компании или организации. Затем нажатием Создать подразделение заводим там все остальные подразделения. Внутри подразделений можно создавать другие подразделения, воспроизводя сколь угодно сложную иерархию.
У каждого подразделения есть руководитель, он назначается по умолчанию, если он единственный сотрудник в подразделении. Руководители показываются в списке сотрудников значком с короной.
Главная привилегия руководителя – те же права на просмотр и изменение задач, что и его подчиненный. Этот принцип лежит в основе разграничения прав доступа в Workflowsoft.
Зачем нужны сотрудники и подразделения? Очевидно, чтобы было видно оргструктуру. Но есть и другая польза. Очень полезно, что система знает, кто у сотрудника руководитель. Когда вы конструируете бизнес-процесс – очень легко назначить исполнителем (или наблюдателем) задачи руководителя инициатора процесса.
А фильтры задач по подразделениям (кнопка с воронкой) позволяют увидеть задачи сотрудников одного подразделения – просто укажите это подразделение в поле Ответственный в меню Фильтры. Здесь можно выбрать - показывать задачи только этого подразделения или задачи этого и всех вложенных подразделений:
- задачи одного подразделения важны для руководителя этого подразделения, чтобы видеть и управлять задачами своих непосредственных подчиненных;
- задачи всех вложенных подразделений полезны для директоров компаний, чтобы увидеть весь объем задач в компании и с помощью отчетов быстро проверить, насколько хорошо каждое подразделение справляется со своими задачами.