Блог

Ваша компания в системе Workflowsoft

Оргструктура и сотрудники
Содержание

Сотрудники и отделы

Пожалуй, самое первое, что вам предстоит сделать в Workflowsoft, как и в любой другой системе управления процессами, это завести пользователей, которые будут в процессах участвовать. И, конечно, воспроизвести всю структуру организации, со всеми отделами и руководителями.

Все действительно очень просто: идем в Настройки, выбираем вкладку Сотрудники – здесь можно создать Сотрудника, а можно – Внешнего участника.

Как понятно из названия, внешние участники – это фрилансеры или сотрудники других организаций, готовые взаимодействовать с вами через Workflowsoft. У них в системе самая ограниченная видимость, и они могут обращаться только к задачам, которые им назначены, не видят списка сотрудников и оргструктуры. Это удобно – внешних участников мы сразу регистрируем как внешних, и они точно не увидят информацию, которая им не положена, больше ничего делать не надо.

Итак, создаем сотрудника, заполняем несколько обязательных полей – и готово, сотрудник создан.

Оргструктура и сотрудники - Создание подразделения

Теперь создаем подразделения (так это называется в системе, а называть их можно как угодно - отделы, департаменты и т.д.), для этого идем на вкладку Структура – вы увидите надпись «В структуре организации нет ни одного подразделения», нажмите кнопку Изменение и затем кнопку Создать подразделение, сейчас вы создадите подразделение самого верхнего уровня, разумно назвать его названием вашей компании или организации. Затем нажатием Создать подразделение заводим там все остальные подразделения. Внутри подразделений можно создавать другие подразделения, воспроизводя сколь угодно сложную иерархию.

У каждого подразделения есть руководитель, он назначается по умолчанию, если он единственный сотрудник в подразделении. Руководители показываются в списке сотрудников значком с короной.

Главная привилегия руководителя – те же права на просмотр и изменение задач, что и его подчиненный. Этот принцип лежит в основе разграничения прав доступа в Workflowsoft.

Зачем нужны сотрудники и подразделения? Очевидно, чтобы было видно оргструктуру. Но есть и другая польза. Очень полезно, что система знает, кто у сотрудника руководитель. Когда вы конструируете бизнес-процесс – очень легко назначить исполнителем (или наблюдателем) задачи руководителя инициатора процесса.

Оргструктура и сотрудники - Фильтр по подразделениям

А фильтры задач по подразделениям (кнопка с воронкой) позволяют увидеть задачи сотрудников одного подразделения – просто укажите это подразделение в поле Ответственный в меню Фильтры. Здесь можно выбрать - показывать задачи только этого подразделения или задачи этого и всех вложенных подразделений:

  • задачи одного подразделения важны для руководителя этого подразделения, чтобы видеть и управлять задачами своих непосредственных подчиненных;
  • задачи всех вложенных подразделений полезны для директоров компаний, чтобы увидеть весь объем задач в компании и с помощью отчетов быстро проверить, насколько хорошо каждое подразделение справляется со своими задачами.

Читайте также:

Дома, как в офисе

Многие профессии позволяют сотрудником работать удаленно полностью или частично, и опытные в этом отношении специалисты с уверенностью утверждают: не важно где и когда, важно каким образом, с какими инструментами.

Успех для начинающих

Исследование издания Inc. и агенства РВК, проведенное в начале 2019 г., показало, что со стороны инвесторов из Европы и США внимание к стартапам из России недостаточно велико. Вливания в индустрию стартапов идут преимущественно от российских корпораций и корпоративных венчурных фондов.

Интеллектуальная медицина и автоматизация

По всему миру искусственный интеллект широко применяется в сфере медицины в государственных и частных клиниках: он, конечно, не может самостоятельно осмотреть пациента или поставить верный диагноз, но он умеет виртуозно анализировать, быстро обрабатывать большие объемы диагностических данных, например, медицинских изображений.

Больше сил на бизнес!

Продуктивно работает тот, у кого много энергии. Если есть силы, вы можете направить их на то, чтобы сосредоточиться, не отвлекаться, быстро соображать – и в результате получить удовольствие от труда.

Трансформация и мобильность

Количество мобильных девайсов в нашей жизни уже не увеличивается такими темпами, как 5-10 лет назад, когда сначала у тебя один телефон, потом - три смартфона для разных целей; потом уже не один, а парочка планшетов; умные часы, карманный принтер, и это мы еще не принимаем в расчет ноутбук – он, конечно, есть как данность.

Просто информация или цифровой актив?

Цифровая трансформация, которую претерпят абсолютно все компании, желающие выжить в цифровую эпоху, - общемировой тренд и метод получения новой прибыли. С целью повышения эффективности и сокращения расходов меняются как внешние, так и внутренние бизнес-процессы.

Больше «умного» производства

Роботизированное производство встречается не только на европейских заводах по производству электродеталей, автомобилей, пива и многого другого. Российские роботы научились делать мясные деликатесы, и у них это получается так ловко, что надобность в помощи людей почти отпала!

Молодой и ценный

Правильно подобранная команда дает бизнесу огромные перспективы. Рынок труда кипит, не переставая: компании ищут сотрудников, люди ищут работу. И, как обычно, лучшее расхватывают быстрее всего, а лучших – активно переманивают.

Горячая праздничная пора

Бизнес – это непрерывный процесс, в отличие от наемной работы, которая для большинства людей организована циклично: пять рабочих, два выходных. А еще случаются перерывы на праздники. Россия – одна из стран-лидеров по числу праздничных дней в году.

В новую эпоху - с новыми навыками

Развитие технологий диктует новые требования к компетенциям и профессиям, причем как к управленческим, так и линейным. В профессиональном плане выполнить эти требования иногда значит стать другим человеком.

Выход на посадку: цифровизация аэропортов

Аэропорты Парижа, Атланты и Франкфурта напоминают футуристические города. Посетить их – это уже путешествие. Кажется, здесь можно жить неделю и не соскучиться.

Твой автомобиль следит за тобой!

Автомобильная промышленность – это отрасль, исторически позиционирующая себя как модную, прогрессивную и, разумеется, технологичную во всех отношениях.

Вот это прибыль!

Издание Inc. подготовило отчет о том, в каких бизнес-областях американские компании заработали больше всего денег в 2017 году, и составило любопытный рейтинг.

Автоматизация – путь в ТОПы

По результатам опроса Всероссийского центра изучения общественного мнения (ВЦИОМ) оказалось, что подавляющее большинство россиян (94%), конечно, знакомо с термином «топ-менеджер», но только половина опрошенных знает, что же это слово означает.

Собирать, хранить и просвещать

Библиотеки изо всех сил борются с репутацией старомодного пыльного пристанища для интровертов, безропотно подчиняющихся трем важнейшим библиотечным законам: не шуметь, не мять страницы и не подходить к каталогу формуляров без уважительной причины.

Знаю и умею: компьютерное образование длиною в жизнь

Госпрограмма «Цифровая экономика», по мнению ее создателей, уже в обозримом будущем поспособствует вхождению России в число крупнейших экономик мира. Чем больше цифровых технологий появится в экономике и социальной сфере, тем выше будет качество жизни граждан.

Едем в будущее: автоматизация на транспорте

Налаженная транспортная инфраструктура колоссально влияет на качество жизни, особенно в крупных городах. Одно дело бояться «сунуться» в метро в час пик и поэтому приезжать на работу в шесть утра на собственных «колесах», старательно избегая пробок, и совсем другое – в любое время дня и ночи спокойно выбирать тот вид транспорта, который больше подходит по ситуации и совершенно не волноваться насчет опоздания куда бы то ни было.

Пережить чувства клиента – и транформировать бизнес

Всем известно, как важно руководителям компаний и всем сотрудникам понимать своих клиентов. Это означает не просто знать потребности, но и испытывать настоящую эмпатию. Исследования показывают, что люди, которые понимают и заботятся о тех, кого обслуживают, умеют решать рабочие задачи более креативно и в целом предоставлять лучший сервис.

Прекрасное далёко, или как изменятся города

Как будут выглядеть города будущего? Насколько изменится окружающая человека обстановка? Давайте не просто помечтаем, а прикинем реальные шансы вскорости увидеть технологические чудеса на улицах даже небольших населенных пунктов – тем более, что разработки идут полным ходом.

Где рождается командный дух?

Сокращение издержек – задача большинства руководителей. Оптимизация расходов на внутренние нужды остается одной из самых актуальных тем, обсуждаемых средним и высшим менеджментом. На чем сэкономить, подсказывают американские специалисты по HR: на тимбилдингах!

Веселые старты

Время бежит быстро: десять лет назад, вроде только вчера, – но все же уже в далеком 2008 году – слово «стартап» было у всех на слуху. Работать в стартапе, начать свой стартап, продать стартап – все это звучало так… круто, перспективно, здорово, умно. А что там со стартапами сегодня?

Три важных факта о влиянии автоматизации на ваших сотрудников

Вовлеченность и радость от работы не зависят напрямую от дохода или должности, так что уборщица может быть счастливее, чем директор департамента – ей остается только искреннее позавидовать.

Успевать больше и помнить о главном

Офисная работа полна сумасшедших дней, когда вы очень заняты и завалены «срочняками», но под вечер понимаете, что по-настоящему важных и стоящих вещей так и не сделали. Недавние исследования, целью которых было понять отношение специалистов к дедлайнам, показало, что понятие срочности затмевает для людей понятие большей отдачи.

Игры в бизнесе – это серьезно

Вы любите игры? Настольные, компьютерные, спортивные, командные на эрудицию – общество давно перестало воспринимать игры как занятие для детей. Взрослые так любят играть, что с удовольствием делают это в том числе и на работе, причем с пользой для дела.

Птица вольная: как технологии дарят свободу

Работать удобно, не привязываясь ни к офису, ни к девайсам – что может быть лучше? Не все специалисты любят и могут изо дня в день ходить на работу, но это вовсе не значит, что они проигрываю по эффективности остальным. Наоборот. Новые бизнес-модели в открытую декларируют: неважно, где вы и когда вы.

Доверие = прибыль

Клиенты возвращаются вновь и вновь, дают положительные рекомендации и проявляют всестороннюю лояльность. Как вам это удается? Возможно, люди безоговорочно довольны качеством предоставляемых вашей компанией продуктов или услуг – ну просто ни одного нарекания!

Цифровая трансформация начинается с малого

Цифровая трансформация – глобальный процесс, важность которого очевидна для всех: он меняет потребительские модели, рынки, запросы клиентов, «разворачивает» бизнес-стратегии на 180°. Прогресс диджитализации неравномерен в различных отраслях и регионах: считается, что впереди планеты всей идут банки, телеком и ритейл.

Хорошо ли я работаю

Конечно, лучше успеть больше! Но будут ли все десять сделаны хорошо – это вопрос. В погоне за количественными показателями страдают качественные. Стоп. Хорошая новость состоит в том, что на самом деле это не так! Повышение продуктивности вовсе не ведет к ощутимому снижению качества, зато помогает достигнуть главного и в бизнесе

Умные нашлись

Квалифицированный штат — большая ценность для компании; поэтому многочисленные сотрудники корпоративных университетов, эйчары и эдюкейшн-менеджеры, разрабатывают для коллег очные курсы и тренинги, предлагают адаптивное и дистанционное обучение, формируют стратегический кадровый резерв.

Работать в отпуске – и без жертв

28 законных дней отпуска ежегодно полагается отгулять каждому официально трудоустроенному гражданину. Но в последние годы нормой стала непрерывная работа откуда угодно. Когда весь мир – офис, норма ли это, или вынужденная необходимость?

Пробный мяч – тестовое задание

Поиск и найм новых сотрудников – процесс, который в тесной связке совместно реализуют эйчар-менеджер и заинтересованный руководитель. В крупных компаниях на то, чтобы успешно закрыть вакансию опытного высококвалифицированного специалиста, иногда требуется от трех до шести месяцев минимум.

Огнеопасно! Или несколько слов о профессиональном выгорании

Ни одна организация не хочет, чтобы ее сотрудники «выгорали». И все же, согласно новым исследованиям, усилия компаний по предотвращению длительного стресса среди работников, не оправдывают ожиданий. Знакома ли эта проблема вам как руководителю и специалисту?

Меньше рутины – меньше затрат

Наверняка для вашей компании cost reduction - первоочередная задача, как и для многих других. По мнению аналитиков Deloitte, 50% организаций стремятся к сокращению затрат для того, чтобы делать инвестиции в рост, 65% рассматривают это, скорее, как залог успешной конкурентной борьбы.

Машины справедливее людей

Исследования, посвященные эффективности алгоритмического принятия решений, проводятся уже не одно десятилетие. И до сих пор все работы приходят к на удивление схожим выводам: алгоритмы менее предвзяты и более точны, чем люди, которых они заменяют.

Здоровая атмосфера и демократичное управление

Каждому талантливому сотруднику важно уметь предложить подходящую именно ему мотивацию - как денежную, так и нематериальную. Это дело руководителя. Но постоянно мотивировать денежно и поощрять получается, к сожалению, далеко не всегда.

Автоматизация. Порядок. Прибыль

Оценивая прибыльность компаний, руководители сравнивают два показателя: объем затрат на производство и количество полученных чистых денег. Но даже если прибыль растет, это, к сожалению, еще не значит, что предприятие эффективно.

Где работа кипит

Один из крупных международных ИТ-интеграторов с головным офисом в России является пользователем Workflowsoft. Компания поделилась с нами важной информацией: какие автоматизированные процессы используются коллегами чаще всего. Мы отобрали четыре «лидера».

Тимур и его «команда»

Автоматизация бизнес-процессов – это подход к ведению бизнеса, призванный избавлять компании от рутинных или вовсе ненужных этапов работы, упрощать и упорядочивать сложные операции. Проще говоря, это систематизация важнейших бизнес-процессов, с которой вам поможет Workflowsoft.

Автоматизация для новичков

Как вы думаете, достаточно ли автоматизированы бизнес-процессы в вашей компании? Можете ли вы сказать, что работа ваших офисов отлажена как часы и протекает без проблем независимо от их месторасположения? Или все дела вашей организации до сих пор строятся на бесконечной переписке в электронной почте?

Workflowsoft ускорит бизнес

Основав собственный стартап, Иван всегда «отвечал за все», в том числе — за бухгалтерию и финансы. К тому же, он занимался поиском людей в команду и их последующим наймом на работу. По мере роста компании Иван стал понимать, что ему все сложнее контролировать выполнение дел и ход множества процессов.

Бизнес-процесс построен

Когда вы рисуете схему бизнес-процесса – вы визуализируете его полностью, используя квадратики, стрелочки и другие символы, чтобы обозначать этапы процесса и действия участников. Это помогает представить сложные процессы в виде простых для понимания и наглядных диаграмм.

Правильное согласование документов

Согласование документов уже не подразумевает обязательное распечатывание на бумаге и проставление подписей. Конечно, эти процедуры еще не отменены совсем, но огромное количество деловых соглашений, заявок и многих других электронных документов согласуется по электронной почте.

Workflowsoft оповещает

Как и в любой системе управления процессами (и вообще в любой системе для совместной работы), участники должны получать оповещения о касающихся их событиях. Исполнитель заявки должен получить уведомление, что какую работу ему надо выполнить, а создатель заявки должен узнать, что заявка выполнена.

Ваша компания в системе Workflowsoft

Пожалуй, самое первое, что вам предстоит сделать в Workflowsoft, как и в любой другой системе управления процессами, это завести пользователей, которые будут в процессах участвовать. И, конечно, воспроизвести всю структуру организации, со всеми отделами и руководителями.